Valtaosa Suomen kunnista painii kutistuvan asukasmäärän kanssa. Niin myös Nivala, jossa on päätetty siirtää mahdollisimman paljon rutiinitöitä ihmisiltä robottien vastuulle. Investointi automaatioon nimittäin parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä ja kuntalaisten palveluita – sekä lisää kaupungin vetovoimaa.
Nivalan Kaupunki
Nivalan kaupungin ensimmäinen asukas Niva-Kaija olisi tuskin arvannut, että 500 vuotta myöhemmin arki hänen kotiseudullaan rullaa robotiikan avulla. Nivala on nykyään vireä 10 000 asukkaan kaupunki Pohjois-Pohjanmaalla. Se kuuluu Suomen kolmen suurimman maidontuottajan joukkoon ja tunnetaan myös teollisuuskylästä, joka on maamme suurin.
Nivalassa halutaan kehittyä myös tulevina vuosikymmeninä, vaikka ratkottavana on valtaosalle Suomen kunnista tutut haasteet.
”Väestö ikääntyy ja verorahat vähenevät, joten kuntien on toimittava tehokkaammin. Kun resurssit ovat kortilla, meidän pitää ryhtyä luoviksi. Meillä se tarkoittaa muun muassa töiden automatisointia ohjelmistorobotiikan avulla”, Nivalan tietohallintopäällikkö Arto Marjamaa kertoo.
Automaatio vapauttaa kaupungin työntekijöiden aikaa rutiineista asiakaspalveluun ja päätöksentekoon. Kuntalaisille se tuo nopeampia ja parempia palveluita. ”Investointien karttaminen ei tuo säästöjä – päinvastoin se kuormittaa ja stressaa työntekijöitä! Kun panostamme uusiin laitteisiin, tiedolla johtamiseen ja ohjelmistorobotiikkaan, jää toistuva pikkutarkkuutta vaativa puurtaminen ja työläs datamassojen naputtelu tietokoneille pois. Jos henkilöstömme kokee työnsä mielekkäämmäksi, työteho ja -tyytyväisyys kasvavat.”
Automatisointi on Nivalalle myös imagokysymys. Taistelussa uusista asukkaista on tärkeää näyttää, että kunta ei ole juuttunut menneisyyteen.
”Ihmiset haluavat hoitaa asiansa helposti ja nopeasti, joten sähköisten palveluiden tuottaminen ja parantaminen on kilpailuvaltti. Elämä ei enää rajoitu kuntarajoihin, joten miksi tietojärjestelmiemme pitäisi. E-kuntalaisuus voi olla keino pitää myös muualle lähtevät nuoret yhteydessä kotikuntaansa.”
Ohjelmistorobotti luo käyttäjätunnukset ja tuo säästöä
Yksi Nivalankin kaupungin rutiineista on säännöllinen kesä- ja kausityöntekijöiden virta, joka aiheutti aiemmin paljon manuaalista työtä. Nyt kesätyöntekijöiden hakulomake on muutettu sähköiseksi, mikä vähensi työkuormaa ja paransi nuorten ja työllistävien yritysten asiointikokemusta. Parhaillaan kehitteillä on pidempiaikaisia työsuhteita varten Esimiehen työpöytä -ratkaisu, jossa robotiikka tekee muun muassa käyttäjätunnusten luomisesta vaivatonta ja nopeaa.
”Kun uusi henkilö aloittaa, ohjelmistorobotti lukee lomakkeille syötetyt tiedot ja perustaa käyttäjätunnukset ja salasanat tarvittuihin järjestelmiin. Jatkossa robotti voi tarkistaa voimassa olevat työsopimukset ja poistaa käyttämättöminä olleet tunnukset järjestelmästä. Se on nopea ja luotettava eikä tee inhimillisiä virheitä ”, Atean tiedonhallintayksikön kehityspäällikkö Petteri Halonen kertoo.
Atea on Nivalalle paitsi laite- ja palvelutoimittaja, myös liiketoiminnan kehittäjä ja sparraaja. Atean asiantuntijat poimivat valtavasta teknologiatarjonnasta ratkaisut, jotka sopivat juuri Nivalan tarpeisiin. Atea on toimittanut Nivalalle yli tuhannen tietokoneen, Chromebookien ja av-laitteiden lisäksi muun muassa Active Directory -käyttäjätietokannan, useita Microsoftin pilvipalveluita sekä tiedolla johtamiseen liittyvän RPA-ohjelmistopalvelun. ”
Atean asiantuntijapalveluiden ja aktiivisen yhteydenpidon avulla olemme kehittäneet järjestelmiämme mallikkaasti. Lähes kolmasosa kaupunkimme 600 työntekijästä jää eläkkeelle vuoteen 2030 mennessä, ja samalla uhkaa kadota valtavasti tietotaitoa ja hiljaista tietoa. Robotiikan ja automaation ansiosta voimme kompensoida eläköityvien työpaikkoja, ja uusien työntekijöiden palkkaamiseen ja perehdyttämiseen kuluu vähemmän resursseja. Siitä tulee reiluja eurosäästöjä sekä kunnalle että kuntalaisille”, Arto Marjamaa kertoo.
Omatoimikirjasto tuo vapautta kaupunkilaisille
Nivalassa kirjastokin pyörii osin robotiikalla. Kokoushuoneiden ja muiden varattavien tilojen ovien avausjärjestelmä ei enää vaadi ihmisen käden kosketusta.
”Aikaisemmin kirjastonhoitaja kirjautui itse kiinteistöautomaatiojärjestelmään ja ohjelmoi ovet aukeamaan tiettyihin kellonaikoihin tilavarausten yhteydessä. Nyt tilavaraukset merkitään O365-kalenteriin, jonka perusteella ohjelmistorobotti ohjelmoi kulunvalvonnan ja lähettää sähköpostikuittaukset. Järjestely poisti kirjastonhoitajan töistä kuormittavan ja muistinvaraisen osuuden”, Petteri Halonen kertoo.
Nivalalaisten ei puolestaan tarvitse pohtia, milloin kirjasto on auki. Sovellusautomaation ansiosta kaupungissa on nykyään omatoimikirjasto, jossa väki voi asioida vapaasti omien menojensa mukaan.
”Kirjastoa palvelevaa robotiikkaa voi hyvin soveltaa muillakin aloilla, kuten talousosastoilla, varhaiskasvatuksessa ja koulutoimessa.”
Automaatio on vain ajan kysymys
Monilla kunnilla on yhä käytössään useita erilaisia tietojärjestelmiä, jotka eivät keskustele keskenään. Tiedon siirto eri järjestelmien välillä on pääasiassa ihmisten vastuulla.
”Automaatiolla tietotekniikan saa palvelemaan ihmisiä. Nykyään kysymys ei olekaan enää siitä, lähdetäänkö mukaan automaatioon, vaan milloin siihen lähdetään. Meillä Nivalassa johto ja kaupunginhallitus antavat tukensa toiminnallemme, jotta saamme kokeilla uutta ja oppia erehdyksistä”, Arto Marjamaa kertoo.
Nivalan päättäjille teknologia ei kuitenkaan ole itseisarvo, eikä tietohallintopäällikkö tuputa robotiikkaa täydellisenä ratkaisuna kaikkeen.
”Vanhat toimintatavat eivät istu sellaisinaan digitaaliseen maailmaan. Onkin välttämätöntä kuvata prosessit ja miettiä, missä kohdissa robotiikka voi tehostaa tekemistä. Myös valtion tiedonhallintalaki edellyttää prosessien ja tiedonkäsittelyn dokumentointia ja tarkastelua.”
Jatkossa Nivala laajentaa automaatiota eri toimialoille ja keskittää sähköisiä palveluitaan. Kaupunki haluaa myös levittää hyviksi havaittuja käytäntöjään, kuten nuorten sähköistä kesäduuniseteliä.
”Paperilomakkeiden sijaan työsopimukset tehdään sähköisesti ja yritykset lähettävät kaupungille laskun, jossa nuoren palkanmaksutosite on liitteenä. Setelin avulla pienilläkin yrityksillä on varaa palkata kesätyöntekijöitä, ja nuoremme saavat arvokasta työkokemusta.”
”Paperilomakkeiden sijaan työsopimukset tehdään sähköisesti ja yritykset lähettävät kaupungille laskun, jossa nuoren palkanmaksutosite on liitteenä. Setelin avulla pienilläkin yrityksillä on varaa palkata kesätyöntekijöitä, ja nuoremme saavat arvokasta työkokemusta.”
Nivala
- 10 500 asukkaan kaupunki Pohjois-Pohjanmaalla
- Kaupungilla työntekijöitä vajaat 600, tiedossa suuri eläköitymisaalto seuraavan vuosikymmenen aikana
- Kaupunki panostaa harrastus- ja vapaa-ajan toimintaan, koulutukseen ja yrittäjyyteen
- Tunnettu Suomen suurimmasta teollisuuskylästä
- Suomen kolmen suurimman maidontuottajan joukossa
- Kaupunki sai nimensä ensimmäisen asukkaan, Niva-Kaijan, mukaan
Atean palvelut Nivalalle
- Asiantuntijapalvelut ja konsultointi
- Laitehankinnat Tiera-verkkokaupan kautta. Vuosittain uusitaan noin 200–300 laitetta, kuten tietokoneita, av-laitteita, iPadeja ja Chromebookeja.
- Microsoftin pilvipalvelut, kuten Autopilot, Intune, Teams, Azure AD
- Active Directory -käyttäjätietokanta ja tunnusten hallinta
- Googlen federaatiot ja hallinta
- Tiedolla johtamiseen liittyvä RPA
- AV-tekniikan suunnittelu ja ratkaisut
Tiera Verkkokauppa
Nivalan kaupunki on Kuntien Tiera Oy:n osakas. Kuntien Tiera Oy on yli 390 kuntatoimijan omistama osakeyhtiö ja yhteiskunnallinen yritys, joka kehittää kuntien, kaupunkien ja hyvinvointialueiden ICT-palveluja verkostomaisesti yhteistyössä omistaja-asiakkaiden sekä muiden julkisten- ja kaupallisten toimijoiden kanssa.
Atean ylläpitämä Tiera Verkkokauppa on Suomen kattavin, kuntakentän käyttöön suunniteltu dynaaminen hankintajärjestelmä. Se helpottaa ja tehostaa kuntatoimijoiden ICT-laitteiden, -ohjelmistojen ja -palveluiden hankintoja.
