Apulaisrehtori Johan Lindman ja kehittämispäällikkö Susanna Pakkala pitävät reaaliaikaista opiskelijoiden edistymisen seurantaa tärkeänä niin opiskelijoiden itsensä kuin Vamian toiminnan kannalta.
Vamia-ammattioppilaitoksessa Vaasassa on panostettu opintojen etenemisen seurantaan ja varhaiseen tukeen, jos opiskelut syystä tai toisesta uhkaavat viivästyä. Apuna toimii automatisoitu ja visuaalinen raportti, joka saa tietonsa opiskelijahallintajärjestelmästä.
Vamia on Vaasan suurin suomenkielinen ammattioppilaitos, jossa opiskelee vuosittain noin 5 000 opiskelijaa. Oppilaitos tarjoaa ammatillista koulutusta nuorille, aikuisille sekä työ- ja yrityselämälle. Vamiassa panostetaan opintojen etenemisen seurantaan ja varhaiseen tukeen. Vaasan kaupungin tilaamassa raportointikehitystyössä Vamialle saatiin opiskelun seurantaa helpottava automatisoitu järjestelmä ja opiskelijoiden tuen tarpeet voidaan havaita aiemmin. Automatisoitu ja visuaalinen raportti kertoo opiskelijahallintajärjestelmästä saatavien tietojen perusteella, jos esimerkiksi opiskelut jostain syystä uhkaavat viivästyä.
”Meille on tärkeintä huolehtia siitä, että opiskelija etenee koulutusohjelmansa mukaan ja valmistuu ajallaan. Yksi oppimisen keskeisimpiä edellytyksiä on, että opiskelija on läsnä ja osallistuu opetukseen”, Vamian apulaisrehtori Johan Lindman kertoo.
Suomessa tuli voimaan elokuussa 2021 uusi oppivelvollisuuslaki, joka nosti oppivelvollisuusiän 18 vuoteen. Vastuu lain käytännön toteuttamisesta lankesi toisen asteen oppilaitoksille. Vamiassa opintojen seuranta päätettiin automatisoida kehittämällä sille oma raportti Microsoftin Power BI -ohjelmaan yhdessä Atean ylläpitämän Tiera Verkkokaupan kanssa.
”Raportoinnin avulla voimme seurata poissaoloja tarkemmin. Olennaisin pointti on kuitenkin se, että voimme löytää ajoissa opiskelijat, jotka tarvitsevat tukea. Näin tuen antaminen nopeutuu – se on kaikkein tärkeintä”, kehittämispäällikkö Susanna Pakkala korostaa.
”Poissaolot tai puuttuvat arvosanat ovat meille indikaattoreita, joiden pohjalta voimme ryhtyä nopeasti toimenpiteisiin. Sehän on koko tämän kupletin juoni”, Lindman jatkaa.
Raporttiin vain tärkeimmät tiedot
Vamian seurantaraportti perustuu Studenta-opiskelijahallintajärjestelmästä saatavaan aineistoon. Itse raportti on visuaalinen, selkeä ja yksinkertainen, jotta sitä olisi mahdollisimman helppo käyttää. Siihen on poimittu vain opetuksen ja opiskelijoiden edistymisen seurannan kannalta tärkeimmät tiedot.
Raportit on suunniteltu erityisesti vastuuopettajien ja muun ohjaushenkilöstön käyttöön. Vamiassa potentiaalisia käyttäjiä on yli 200. Kunkin aineen vastuuopettaja näkee nopeasti raportista tärkeimmät tiedot ja pystyy myös toimimaan niiden pohjalta riittävän ajoissa – esimerkiksi jos opiskelijalla on liikaa poissaoloja.
”Tässä on taustalla Lean-ajattelua, jossa lähdemme keep it simple -ajatuksella vähentämään toimintamme hukkaa. Selkeä näkymä ryhmän tietoihin säästää vastuuopettajien aikaa esimerkiksi oppimisen kehittämiseen ja arviointiin. Poissaolotietoja ei tarvitse kaivaa eri paikoista, vaan vastuuopettaja löytää ryhmänsä tiedot raportista niin sanotusti ihan niks-naks!” Johan Lindman kertoo.
”Uusi raportti on avannut monen silmiä näkemään paremmin kokonaisuuden. Vastuuopettajahan ei itse opeta kaikkia aineita, vaan ryhmällä on muitakin opettajia”, Susanna Pakkala sanoo.
Osa laajempaa raporttikehittämistä
Vamiassa on jo käynnistetty jatkokehitystyö, jossa suunnitellaan uusia automatisoituja raportteja.
”Seuraavaksi olemme koostamassa raporttia, jossa vastuuopettaja saa opiskelija-arviointien koonnin yhteen näkymään. Myös muuta hyödyllistä tietoa nostetaan raportteihin, esimerkiksi oppivelvollisuusikään liittyen. Tällä hetkellä emme saa kaikkea ryhmäkohtaista tietoa kootusti suoraan omasta järjestelmästämme”, Susanna Pakkala kertoo.
Uuden raporttimallin on tarkoitus olla käytössä alkusyksystä 2022. Vamia toteutti jo ennen poissaoloraportointia muutaman muunkin raportin.
”Kehitimme opiskelijapalautteistamme yhteisen raportin. Eli Vamian saama Amispalaute Opetushallituksen järjestelmästä tuodaan yhteen raporttiin, jossa sitä voidaan tarkastella tutkintokohtaisesti tai koulutusala- tai osastokohtaisesti. Olemme myös tehneet raportin, jossa yhdistetään taloushallinnon ja opiskelijahallinnon tietoja.”
Olemassa olevaa tietoa kannattaa jalostaa
Atean tiedonhallintayksikön kehityspäällikkö Petteri Halonen pitää Vamian toimintaa hyvänä esimerkkinä jo olemassaolevan tiedon jalostamisesta käytettävämpään muotoon.
”Etenimme prosessissa yhdessä suunnitelmallisesti. Aluksi haastattelimme Vamian henkilökunnan edustajia, jotta ymmärsimme oppilaitoksen tärkeimmät tavoitteet ja toiminnan suurimmat kipukohdat”, Halonen kertoo.
”Sen jälkeen rakensimme niiden pohjalta tietoalustaa. Asiantuntijamme kävi yhdessä asiakkaan kanssa läpi heidän tarpeitaan ja tämän pohjalta suunniteltiin asiakkaan Azure-tietovarastoon laajennus, jonne tiedot tuotiin.
Tutkimme opiskelijahallintajärjestelmästä, mistä tarvittava tieto löytyy ja latasimme tarpeelliset osat tietoalustaan. Tiedon visualisointi on erittäin tärkeä osa kehitysprosessia, sen tavoitteena on nostaa juuri ne tärkeimmiksi valitut asiat suoraan silmien eteen.”
Hän neuvoo muita raporttikehittämisestä kiinnostuneita ottamaan suoraan yhteyttä ja kysymään aiheesta tarkemmin.
”Jos organisaatiossanne ei ole hyödynnetty vielä tiedolla johtamisen välineitä, ensimmäiseksi kannattaa teettää tietojohtamisen nykytila -analyysi. Sen avulla selviää, mitä taustadataa on jo olemassa ja mihin sitä voisi hyödyntää. Näin löytyy juuri ne vaikuttavimmat raportoinnin aiheet, esimerkiksi eniten aikaa vievät tai kustannuksia aiheuttavat prosessit”, Halonen kertoo.
Pohjana strategia
Raportoinnin kehittäminen Vamiassa perustuu oppilaitoksen strategiaan. Taustalla on toki myös tietojohtamisen aspekti.
”Mehän olemme täällä sen takia, että ympäröivä yhteiskunta, työelämä, saisi osaavaa henkilöstöä sekä opiskelija työpaikan ja mahdollisuuden hyvään elämään”, Johan Lindman sanoo.
”Strateginen tavoitteemme on, että opiskelijoillamme olisi täällä hyvä olla ja he saisivat täältä tarvitsemansa opit sekä tarvitsemansa tuen”, Susanna Pakkala komppaa.
”Toivomme että tämä selkeämpi seuranta vaikuttaa välillisesti myös opiskelijatyytyväisyyteen ja leviää puskaradion kautta uusille hakijoille. Olisi hienoa, jos opiskelijamme ajattelisivat, että Vamia on hyvä paikka opiskella ja meiltä saa tukea nopeasti silloinkin, jos meinaa olla vähän vaikeaa. Puskaradiohan on tärkein rekrykanavamme!”
Vinkit muille oppilaitoksille
Näin hyödynnät räätälöityjä raportteja oppilaitostyössä
Vamian apulaisrehtori Johan Lindman ja kehittämispäällikkö Susanna Pakkala antavat parhaat vinkkinsä raportoinnin kehittämiseen myös muille oppilaitoksille:
- Tärkeintä on kehittää raportointia omassa oppilaitoksessa syntyneen tarpeen pohjalta. Näin syntyy hyödyllinen ja käyttökelpoinen työkalu arjen työhön.
- Keep it simple – raporttimalli kannattaa pitää melko yksinkertaisena. Sen pohjalla olevaa tietomäärää ei kannata paisuttaa liian suureksi.
- Pohtikaa yhdessä etukäteen, mitä tietoa oikeasti halutaan ja tarvitaan – ja minkä näköisenä raporttina. Visuaalisuus on tärkeä asia käytön kannalta.
- Kun raportointimalli on valmis, panosta työkalun todelliseen käyttöönottoon: käyttäjien opastukseen ja käyttämisen kannustamiseen arjen työssä.
- Muista myös sisäinen markkinointi: työkalua kannattaa käyttää, koska se helpottaa varsinaista työtä oppilaitoksessa!
- Tiedolla johtamisen ja tiedonhallinnan palvelut
Tiera Verkkokauppa
Vamia on Kuntien Tiera Oy:n osakas. Kuntien Tiera Oy on yli 390 kuntatoimijan omistama osakeyhtiö ja yhteiskunnallinen yritys, joka kehittää kuntien, kaupunkien ja hyvinvointialueiden ICT-palveluja verkostomaisesti yhteistyössä omistaja-asiakkaiden sekä muiden julkisten- ja kaupallisten toimijoiden kanssa.
Atean ylläpitämä Tiera Verkkokauppa on Suomen kattavin, kuntakentän käyttöön suunniteltu dynaaminen hankintajärjestelmä. Se helpottaa ja tehostaa kuntatoimijoiden ICT-laitteiden, -ohjelmistojen ja -palveluiden hankintoja.
Kiinnostuitko? Ole meihin rohkeasti yhteydessä. Me autamme sinua menestymään digitaalisella matkalla.
