Suomalainen energiapalveluyhtiö Väre tarjosi koko henkilökunnalleen mahdollisuuden helpottaa arkea ja vähentää rutiinitehtäviä tekoälykoulutuksen avulla. Atean paketti, joka sisälsi Copilot for M365 -lisenssit ja räätälöidyt koulutukset, innosti ja vahvisti tekoälyn käyttöä yritystyökaluna. Kokosimme yhteen projektin tärkeimmät oivallukset.
Väre
Suomalainen energiapalveluyhtiö Väre tarjosi koko henkilökunnalleen mahdollisuuden helpottaa arkea ja vähentää rutiinitehtäviä tekoälykoulutuksen avulla. Atean paketti, joka sisälsi Copilot for M365 -lisenssit ja räätälöidyt koulutukset, innosti ja vahvisti tekoälyn käyttöä yritystyökaluna. Kokosimme yhteen projektin tärkeimmät oivallukset.
Oivallus 1: Näytä konkreettiset hyödyt asiantuntijoille
Yksi asia oli Väreellä alusta asti selvää: Copilot for M365 -lisenssien ja koulutusten hankkiminen ei olisi vain IT-osaston projekti, vaan yhteishanke koko henkilöstön kanssa. Tavoitteena oli helpottaa energia-asiantuntijoiden kiireistä arkea ja tehdä työpäivistä ja rutiinihommista sujuvampia.
Sitä vartenhan Copilot on kehitetty. Se avustaa Microsoft 365 -ympäristössä käyttäjiä tehtävissä, jotka vievät aikaa, mutta vaativat vain vähän ajatustyötä. Copilot voi esimerkiksi tehdä Teams-palaverista yhteenvedon tai käydä läpi sähköpostiketjut ja kaivaa niistä sovitut asiat ennen palaveria.
Vaikka hyödyt on helppo ymmärtää, Väreen IT Development Managerin Timi Laakkosen mukaan uuden toimintatavan ja järjestelmän käyttöönotossa on aina panostettava jalkauttamiseen, jotta vastaanottajat ovat avoimia ottamaan ne osaksi arkipäiväänsä.
“Tekoälyn hyödyntäminen liiketoiminnassa on monivaiheinen prosessi, joka vaatii huolellista suunnittelua ja toteutusta. Yrityksissä puhutaan tekoälyn kohdalla usein automaatiosta ja ketteröittämisestä, mutta me otimme toisenlaisen näkökulman ja korostimme sitä, että Copilot voi aidosti helpottaa työntekijän arkea”, Laakkonen kertoo.
”Yrityksissä puhutaan tekoälyn kohdalla usein automaatiosta ja ketteröittämisestä, mutta me otimme toisenlaisen näkökulman ja korostimme sitä, että Copilot voi aidosti helpottaa työntekijän arkea”
— Timi Laakkonen, Väre
Oivallus 2: Räätälöi koulutukset oikein
Väreellä päätettiin heti, että jotta Copilot helpottaisi aidosti työntekijöiden arkea, sen käyttöönoton tukemiseksi järjestettiin kattavat koulutukset koko henkilökunnalle. Atea valikoitui Copilot-lisenssien toimittajaksi ja koulutusten järjestäjäksi, koska Atea pystyi räätälöimään Väreelle hyvän peruskoulutuksen nopeasti ja kustannustehokkaasti.
“Halusimme koulutuksen, johon jokainen työntekijä voisi osallistua. Iso osa markkinoilla olevista koulutuksista oli sellaisia, joissa workshop olisi kestänyt monta päivää, mutta me halusimme lähteä liikkeelle tehokkaasti alkeista lähtien. Tekoäly ei ollut kaikille vielä niin tuttu asia, joten pohjatiedon kouluttaminen oli siksi tärkeää”, Laakkonen kertoo.
Väreellä järjestettiin keväällä 2024 yhteensä kolme koulutusta, jotka pidettiin hr-aamukahvien yhteydessä kahden viikon välein. Ensimmäisessä koulutuksessa käytiin läpi Copilotin perusteet ja toisessa opeteltiin konkreettisten esimerkkien avulla, miten Copilotia saa parhaiten hyödynnettyä. Kolmannessa koulutuksessa sukellettiin vähän syvemmälle promptaamiseen eli siihen, miten Copilotia ohjataan kohti parasta tulosta.
“Saimme työntekijöiltä kiitosta siitä, että koulutuksissa lähdettiin perusteista liikkeelle. Nyt kun perusteet ovat kaikilla kunnossa, seuraavassa vaiheessa voidaan räätälöidä täsmäkoulutukset työtehtävien ja roolien mukaan”, Laakkonen miettii.
Oivallus 3: Hyvät kokemukset innostavat eteenpäin
Väreellä Copilotin käyttöönotto on ollut menestys. Timi Laakkosen mukaan jo reilusti yli puolet henkilökunnasta käyttää Copilotia apuna työssään joka päivä. Erityisen paljon Copilot on käytössä myynnissä, markkinoinnissa ja hallinnollisissa tehtävissä, joissa pitää ideoida ja luoda sisältöjä, tehdä muistiinpanoja, valmistautua palavereihin ja luonnostella vastauksia sähköposteihin – kaikissa niissä Copilot osaa auttaa.
Laakkonen uskoo, että koulutuksilla on ollut merkittävä rooli siinä, että niin moni on alkanut hyödyntää Copilotia työssään.
”Muutos ja uudistuminen voi olla jännittävä matka, vaikka se vaatii hieman aikaa. Vanhojen rutiinien päivittäminen ja työskentelytapojen kehittäminen saattaa olla haasteellista, mutta onnistumisten myötä syntyy uutta innostusta. Kun työkaverit jakavat omia onnistumisiaan ja oivalluksiaan, se kannustaa kokeilemaan ja luomaan uusia, entistä toimivampia rutiineja”, Timi Laakkonen summaa.
”Halusimme koulutuksen, johon jokainen työntekijä voisi osallistua. Iso osa markkinoilla olevista koulutuksista oli sellaisia, joissa workshop olisi kestänyt monta päivää, mutta me halusimme lähteä liikkeelle tehokkaasti alkeista lähtien. Tekoäly ei ollut kaikille vielä niin tuttu asia, joten pohjatiedon kouluttaminen oli siksi tärkeää”
— Timi Laakkonen, Väre
Atea on luotsisi Microsoft 365 Copilotin täyteen hyödyntämiseen
Microsoft 365 Copilot muuttaa työskentelytavat radikaalisti. Mistä sitten aloittaa? Miten yrityksesi voi hyödyntää Copilotin täyden potentiaalin? Entä miten varmistat, ettei luottamukselliset tiedot ole vaarassa ja tietoturva on kunnossa? Atea auttaa sinua kaikessa tässä - tarjoamme turvallisen ja tehokkaan polun Copilotin käyttöönottamiseen.
Haluatko keskustella asiantuntijan kanssa?
Mikko Kalenius
Head of Productivity
Mikko vastaa Atean ratkaisumyynnistä Microsoftin Modern Work ja M365 Security tuotteiden osalta. Asiakasprojektit koostuvat niin tietoturvan rakentamisesta, dokumentinhallintaan kuin Copilotinkin kanssa työskentelyyn. Mikko rakentaa yhdessä konsultoinnin kanssa asiakastarpeiden perusteella parhaimmat ratkaisut asiakkaidemme Microsoft tarpeisiin.
