Työ asianajotoimistossa on hektistä, eivätkä juristit voi lipsua tiukoista aikatauluista tai korkeista laatustandardeista. Siksi vaatimukset it:n toimivuudelle, luotettavuudelle ja turvallisuudelle ovat huippuluokkaa. Kansainvälisen Eversheds-asianajotoimiston arki pyörii Atean alustoilla ja asiantuntijoiden avustuksella.
Eversheds Asianajotoimisto Oy
Helsingin Fabianinkatua hallitsee yksi Suomen suurimmista asianajotoimistoista, joka kuuluu globaaliin Eversheds Sutherland -ketjuun. Muun muassa yritysjuridiikkaan ja yritysjärjestelyihin erikoistuneelle Eversheds Asianajotoimisto Oy:lle aika on kirjaimellisesti rahaa.
”Asianajotoimistossa aikatauluissa ei ole jouston varaa. Pieneltäkin vaikuttava viive, häiriö tai muu ongelma tietotekniikan kanssa voi vaikuttaa yli sadan juristimme työhön. Tunnin katkos yhteyksissä voi aiheuttaa merkittäviä taloudellisia seuraamuksia yhtiölle”, Evershedsin tietohallintopäällikkö ja järjestelmävastaava Mika Jääskelä kertoo.
Luotettavuus ja toimintavarmuus pitävätkin kärkisijaa myös Evershedsin it-prioriteettilistalla. Aiemmin juristeille aiheuttivat päänvaivaa työasemien huono käytettävyys, applikaatioiden hidas latautuminen sekä viiveet dokumenttien jaossa ja hallinnassa. Nämä ongelmat ratkaistiin tuomalla konesali lähemmäs yritystä. Nyt Evershedsin kapasiteettipalvelut tuotetaan Atea Cloudin pilvikapasiteetista ja Atean konesalin jaetusta kapasiteetista.
”Konesaleissamme käytettävä uusin teknologia vähentää viiveitä ja mahdollistaa automatiikan kaltaisia uusia toimintatapoja. Evershedsille kapasiteettipalveluiden uudistus on näkynyt toimintavarmuuden parantumisena, häiriöiden vähenemisenä ja nopeampina palveluina”, Atean Account Manager Marko Rujala kertoo.
Vauhdikas ala vaatii erityistä palveluvalmiutta
Hektisyys on asianajotoimialan erityispiirre.
”Juristin työ vaatii aikataulujen täsmällistä noudattamista, tarkkuutta yksityiskohdissa ja tietyn laatutason ylläpitoa. It-palveluiden loppukäyttäjinä juristit ovatkin vaativaa asiakaskuntaa, ja tarvitsevat välitöntä ja asiantuntevaa palvelua”, Mika Jääskelä kertoo.
Normaaleja toimistoaikoja pidemmän palveluvalmiuden ja monia muita toimialoja tiukempien vasteaikojen yhtälö on Evershedsissä ratkaistu kombolla, joka koostuu Atean digitaalisesta Service Deskistä ja Fabianinkadulla paikan päällä työskentelevästä Atean lähitukihenkilöstä.
”Pienilläkin asioilla, kuten työasemien asennuksella ja toimintahäiriöiden ratkomisella tai laitteiden käyttöön liittyvien ongelmien selvittämisellä on iso merkitys arkemme sujumisessa. Siksi varalaitteiden ja avun on oltava aina käden ulottuvilla.”
Tietoturva vaikuttaa toimeksiantojen saamiseen
Kun päivittäinen työ koostuu luottamuksellisen tiedon käsittelystä, arjen tietoturvaan on kiinnitettävä erityistä huomiota. Kiireestä huolimatta juristien käsittelemä luottamuksellinen materiaali on säilytettävä, varmuuskopioitava ja jaettava huolellisesti sekä tietoturvallisesti – noudattaen tietysti GDPR:ää ja alan omia vaatimuksia.
”Julkiset pilvipalvelut ovat nykyään osa arkea, mutta niiden yleistyessä myös erilaisten tietoturvauhkien ja kyberhyökkäysten määrä kasvaa. Vastaamo on esimerkki tilanteesta, josta yksikään yritys ei halua löytää itseään. Kaiken käsittelemämme tiedon on pysyttävä turvassa ja hallinnassa erilaisten teknisten tietoturvaratkaisujen avulla”, Mika Jääskelä sanoo.
Tietoturvan merkityksen korostuessa yrityksiltä pyydetään yhä useammin tietoturvalausuntoja toimialasta riippumatta.
”Tänä päivänä liiketoiminnan kasvu edellyttää, että tietoturvaan liittyvä dokumentaatio on riittävällä tasolla. Asiakkaat vaativat Evershedsiltä todennettua tietoturvaa, kuten erilaisia tietoturvasertifiointeja tai prosessien kirjallista kuvaamista, ennen kuin ne antavat toimeksiantonsa heille”, Atean Marko Rujala kertoo.
Yrityksen hiljaisen tiedon, prosessien kuvausten sekä vakiintuneiden toimintatapojen dokumentoinnin lisäksi Eversheds toteutti Atean kanssa ISO 27001 -sertifioinnin esikartoituksen, jonka avulla etsittiin suurimpia tietoturvahaasteita ja potentiaalisia heikkoja kohtia.
”Olemme myös saaneet asiantuntija-apua pilviympäristöön liittyvien uhkien torjunnassa sekä työasemien haavoittuvuuksien tilkitsemisessä ja niihin kohdistuvien uhkien hallinnassa”, Jääskelä kertoo.
Palveluiden keskittäminen teki arjesta helpompaa
Eversheds on keskittänyt osan laitehankinnoistaan sekä perus-, asiantuntija- ja alustapalvelut Atealle. Näin palveluita on helpompi hallinnoida.
”Koska tunnemme kokonaisuuden, voimme tukea uutta tekemistä ja taata, että kaikki kehittämiseen vaadittava toimii. Voimme myös haastaa Evershedsin liiketoimintaa ja pohtia, kuinka tulevat tavoitteet täytetään esimerkiksi digitalisoimalla ja automaatiolla siten, että tuloksena on kyvykkäämmät, kevyemmät ja helpommat organisaatiomallit ja työtavat”, Marko Rujala kertoo.
Strategiapalveluihin kuuluu muun muassa yhdessä laadittu tiekartta siitä, millaista asianajotoimiston arki on viiden vuoden kuluttua ja millaista teknologiaa ja palveluita sen saavuttaminen ja ylläpito vaatii.
”Tällä hetkellä pääprojektimme on kuitenkin asiakirjahallintajärjestelmä, jonka avulla sekä parannamme tietoturvaa että lisäämme tehokkuutta nykyiseen vanhahtavaan tiedostojen käsittelyyn verrattuna”, Mika Jääskelä sanoo.
Atean ratkaisut Evershedsille
- Järjestelmäkonsultointi
- Tietoturvakonsultointi
- Käyttäjäpalvelut, kuten Service Desk ja on-site asiantuntija
- Kapasiteettipalvelut
- O365-palvelut, ja niihin liittyvät lisenssit
- Alusta- ja strategiapalvelut
Eversheds
- Eversheds Asianajotoimisto Oy on yksi Suomen johtavista asianajotoimistoista
- Osa kansainvälistä Eversheds Sutherland-ketjua, joka palvelee 35 maassa, 74 toimistossa yli 3 000 lakimiehen voimin
- Toimii Suomessa kuudella paikkakunnalla
- Täyden palvelun toimisto, joka on erikoistunut yritysjärjestelyihin, immateriaalioikeuksiin, riidanratkaisuun, insolvenssioikeuteen sekä kiinteistöasioihin
- Tytäryhtiö Heinonen & Co suojaa, rekisteröi ja hallinnoi immateriaalioikeuksia maailmanlaajuisesti
