Kun koronapandemia alkoi, Turun kaupungin tiedottaminen muuttui ketterästi. Kaupunginjohtaja Minna Arve tavoittaa kaupunkilaiset turvallisesti uudesta monikamerastudiosta. Turun kärkihankkeisiin kuuluu kaupunkilaisten hyvinvoinnin edistäminen digitaalisesti ja kestävästi.
Turun Kaupunki
Turun kaupunginjohtaja Minna Arve kävelee läppäri kainalossaan Turun kaupungin uuteen studioon. Alkamassa on kaupunginjohtajan viikoittainen infotilaisuus. Tällä kertaa kaupunkilaisia puhuttavat erityisesti koronarokotusten aikataulut ja ohjeistukset.
Turun kaupungin kärkihanke Smart and Wise Turku on osoittautunut viimeisen reilun vuoden aikana erityisen viisaaksi. Hankkeessa yhdistyvät tavoite hiilineutraaliudesta ja Smart City -konsepti. Tarkoitus on edistää kaupunkilaisten hyvinvointia ja kaupungin kilpailukykyä digitalisaation ja datan avulla. Datan pohjalta kaupunki tunnistaa, mitä palvelua asiakkaat haluavat ja todellisuudessa käyttävät. Digitalisaation avulla voidaan tarjota palveluja, joita eivät aika ja paikka rajoita.
Koronan myötä tarve digitaaliseen reaaliaikaiseen tavoittamiseen ja vuorovaikuttamiseen suorastaan ryöpsähti.
Turun kaupunki aloitti Minna Arven johdolla tiedotustilaisuuksien järjestämisen medialle ja kaupunkilaisille verkossa heti koronapandemian alettua. Lähetyksiä tehtiin ensin käytössä olleella kokoustekniikalla, mutta pian huomattiin, että kaupungilla on tarve ammattilaistason studioon. Uusi monikamerastudio saatiin käyttöön loppuvuodesta 2020.
”Ammattitason studio on tuonut uutta pontta viestintään: on mukavampi syventyä itse asiaan, kun tiedän kuvan- ja äänenlaadun olevan korkeatasoisia. Katsojillekin on miellyttävämpää, ettei heidän tarvitse kiinnittää huomiota epäolennaisuuksiin – kuten ärsyyntyä huonolaatuisesta kuvasta – vaan he voivat keskittyä siihen mitä ihminen sanoo”, kaupunginjohtaja kertoo.
Atea suunnitteli, rakensi ja toimitti studion Turun kaupungille avaimet käteen -periaatteella. Varsinainen studion pystytystyö valmistui muutamassa päivässä. Sopiva tila löytyi kaupunginjohtajan työhuoneen lähellä olevasta entisestä kokoushuoneesta.
Lähetyksillä nopeampaa ja parempaa viestintää
Turun viestintäjohtaja Saara Malila silmäilee tietokoneeltaan läpi koronainfon materiaalit. It-suunnittelija Marko Kaimainen istuu miksauspöydän takana: hän huolehtii, että teknologia toimii, valaistus on sopiva ja lähetys striimautuu ongelmitta verkkoon.
Viittomakielen tulkki Krista Harju asettuu paikalleen ja lähetys alkaa. Arve kannustaa kaupunkilaisia jaksamaan: rokotukset etenevät, mutta rajoitusten noudattaminen on edelleen hyvin tärkeää.
Suoraa Teams Live -lähetystä seuraava media ja yleisö voivat lähettää kysymyksiään Arvelle chatin tai Turun kaupungin Facebook-kanavan kautta. Saara Malila poimii kysymyksistä mielenkiintoisimmat ja esittää ne lähetyksen lopussa kaupunginjohtajalle.
Turun kaupungin strategiaan kuuluu tarjota laadukkaita ja helposti saatavia palveluja hyvällä asenteella. Korona-aikaan kätevästi kulkevan ja helposti ymmärrettävän tiedon merkitys korostuu.
Ensimmäinen koronakevät osoitti Turun päättäjille, että kaupungin digitalisaatiossa on vielä paljon kehitettävää.
”Kevään 2020 akuuteimman koronakriisin jälkeen lähdimme miettimään, kuinka voisimme tehostaa viestintäämme, tavoittaa yleisön paremmin ja parantaa kuuntelijan keskittymistä itse asiaan. Tiedontarve oli valtava ja uuden studion tarve ilmeinen”, Minna Arve sanoo.
Arve on pitänyt studiosta useita henkilöstöinfoja ja kaupungin työntekijöille etäpikkujoulutkin.
”Lähetyksillä tavoitamme koko henkilöstömme helpommin, nopeammin ja säännöllisemmin kuin perinteisemmällä tiedottamisella. Etätöihin ja Teams-maailmaan siirtymisen myötä väki on tottunut etäyhteyksiin ja teknologian käyttöön”, hän sanoo.
Kaupunki on myös kehittämässä asukkaidensa digitaalisia itsepalvelumahdollisuuksia. Ne lisäävät palveluiden tavoitettavuutta ja vähentävät liikkumistarvetta, mikä on tärkeää erityisesti väestön ikääntyessä.
Ykköstoiveena studion helppokäyttöisyys
Viestintäjohtaja Saara Malila kertoo, että yhteistyö Atean kanssa on ollut ammattimaista ja joustavaa.
”Mietimme aluksi, voisimmeko hankkia itse tarvittavan teknologian, mutta aika pian päätimme tilata koko studion Tiera Verkkokaupasta. Määrittelimme atealaisten kanssa, mitä kaikkea studiolta toivomme – kuten green screen -tekniikkaa ja helppokäyttöisyyttä – ja he ehdottivat tarpeitamme parhaiten palvelevia ratkaisuja.”
Malilan mukaan studion käyttöönotto sujui jouhevasti. Teknologia on toiminut moitteetta, eikä uusia tarpeita ole ilmennyt.
”Vaihdoimme pari vaatteisiin kiinnitettävää mikrofonia pöytämalleihin ja hankimme prompterin, mutta muita muutoksia ei ole tarvinnut tehdä. Meille ei myyty mitään turhia hienouksia, vaan Atealla kuunneltiin tarkasti toiveitamme. Kaikki studion tekniikka on aitoon tarpeeseen.”
Ensimmäisenä toivelistalla oli studion helppokäyttöisyys. Atea koulutti ja opasti studion valmistuttua kaupungin väkeä sen käyttöön.
”Toistaiseksi teknologiaan on koulutettu kaksi it-palveluiden ja yksi viestinnän ihminen. Tavoitteenamme on, ettemme tarvitsisi joka kerta teknistä henkilökuntaa ajamaan lähetystä. Atea työstääkin meille ohjeita, joiden avulla voimme opetella studion käyttöä konsernihallinnon viestinnän omin voimin”, Malila kertoo.
Studion ansiosta matkustaminen vähenee
”Uskon, että etätiedotustilaisuudet suoraan kaupunkilaisille jatkuvat myös koronan jälkeen. Studio palvelee nopeissa uutistilanteissa. Lähetämme vuosittain 1 500 tiedotetta: kenties voimme jatkossa vähentää määrää. Sitä etälähetykset eivät voi ikinä korvata, että tapaamme kaupunkilaisia ja mediaa kasvotusten”, Saara Malila sanoo.
Malila kiittelee studion tarjoamia monipuolisia käyttömahdollisuuksia. Tilassa on muun muassa kolme kameraa, joilla onnistuu esimerkiksi paneelikeskustelujen kuvaaminen laadukkaasti.
Myös kaupunginjohtaja Minna Arve arvioi, että pandemian jälkeenkin studio on ahkerassa käytössä.
”Olen mukana monissa kansainvälisissä organisaatioissa ja foorumeissa. Joulun alla osallistuin etänä YK:n ilmastokokoukseen, jonne välitin studiosta Turun kaupungin terveiset. Kuulostaa kaukaiselta ajatukselta, että lentäisin jatkossa joka toinen kuukausi jonnekin pelkän kokouksen takia.”
”Hienoista ratkaisuista kannattaa opetella ottamaan kaikki irti”
— Project Manager Sakari Rutanen
Atean Project Manager Sakari Rutanen sanoo, että Turun kaupungin studion suunnittelu, toteutus, asennus ja käyttökoulutus avaimet käteen -toimituksena oli mielenkiintoinen ja opettavainen kokemus atealaisillekin.
”Emme olleet toteuttaneet täysin vastaavaa studioratkaisua aiemmin. Aikataulu oli tiukka, ja hankkeessa oli uutta pähkäiltävää ja ratkottavaa. Yhteistyö oli mukavaa, sillä projektissa ollut Turun kaupungin it-puolen ja viestinnän väki oli aktiivista, oma-aloitteista ja innostunutta”, hän kiittelee.
Sakari Rutanen kertoo katsoneensa kiinnostuksella verkosta kaupunginjohtaja Minna Arven koronainfoja ja ilahtuneensa, kuinka hyvin turkulaiset ovat ottaneet teknologian haltuunsa.
”Lähetykset ovat kehittyneet kerta kerralta. Livekuvaa uskalletaan miksata monipuolisemmin: on ollut hienoa huomata, ettei suoraa lähetystä jännitetä turhaan.”
Rutanen uskoo, että kattavasti varusteltu studio tarjoaa mahdollisuuksia vaikka mihin. Atea toimitti Turkuun tekniikan, kamerat, videomikserit sekä valaistus- ja äänijärjestelmät. Rakennusvaiheessa se myös suunnitteli turkulaisten kanssa tilan ilmanvaihtoa ja äänimaailmaa. Huoneeseen asennettiin esimerkiksi verhoja ja kokolattiamatto kaikumisen estämiseksi.
”Järjestimme studion luovutuksen yhteydessä käyttökoulutuksen, jossa kävimme perusteellisesti läpi konkreettisia asioita, kuten kuvaamista, ihmisten rajaamista, esiintyjien valaisemista ja sitä, mitä kaikkea järjestelmällä voi tehdä. Hienoilla ratkaisuillahan ei tee mitään, jos niitä ei osaa käyttää ja ottaa potentiaalia irti.”
Sakari Rutanen sanoo Turun näyttävän digiloikallaan esimerkkiä muillekin kaupungeille, kunnille, yrityksille ja yhteisöille.
”Meillä on käynnissä vastaavia projekteja nyt yritysmaailman kanssa. Esimerkiksi monet myynnin ammattilaiset eivät pääse matkustamaan pandemian takia asiakkaidensa luo. Olemme toteuttaneet virtuaalisia esittelytiloja, joissa yritys pystyy esittelemään tuotteitaan ja ratkaisujaan Teams-yhteyden välityksellä ympäri maailmaa.”
Katso video siitä, miten Turku viestii kaupunkilaisilleen modernista monikamerastudiosta
Tiera Verkkokauppa
Turun kaupunki on Kuntien Tiera Oy:n osakas. Kuntien Tiera Oy on yli 390 kuntatoimijan omistama osakeyhtiö ja yhteiskunnallinen yritys, joka kehittää kuntien, kaupunkien ja hyvinvointialueiden ICT-palveluja verkostomaisesti yhteistyössä omistaja-asiakkaiden sekä muiden julkisten- ja kaupallisten toimijoiden kanssa.
Atean ylläpitämä Tiera Verkkokauppa on Suomen kattavin, kuntakentän käyttöön suunniteltu dynaaminen hankintajärjestelmä. Se helpottaa ja tehostaa kuntatoimijoiden ICT-laitteiden, -ohjelmistojen ja -palveluiden hankintoja
