Miten mahdollistaa sadoille työntekijöille vapaus valita työvälineensä itse, mutta samalla ennakoida kustannukset, pitää tarkasti kirjaa hankituista laitteista ja huolehtia vanhojen kierrätyksestä? Futuricen laitehankintaprosessi selkeytyi yhteistyöllä Atean kanssa.
Futurice
”Tarvitsimme hyvin organisoidun, satoja laitehankintoja sisältävän hankinta- ja palautusmallin, joka vapauttaisi meille tarpeeksi aikaa keskittyä oleelliseen”, Futuricen IT operations lead Kimmo Kokkarinen tiivistää Atealle esitetyn toiveen.
Futurice on vuonna 2000 perustettu, globaalisti toimiva suomalainen konsulttitalo, jolla on toimipisteitä kuudessa eri maassa Euroopassa. Se auttaa organisaatioita digitalisoitumaan kehittämällä innovatiivisia ratkaisuja sekä hyödyntämällä dataa ja tekoälyä.
Koska kilpailu parhaista IT-alan osaajista on kovaa, Futurice on halunnut tarjota työntekijöilleen yhtenä etuna mahdollisuuden valita mieleisensä laitteet.
”Luotamme siihen, että ammattilaisemme tietävät parhaiten itse, millaisia laitteita he tarvitsevat työssään”, Kimmo Kokkarinen kertoo.
Valinnanvapaus on hieno etu, mutta kun jokainen sai hankkia laitteensa parhaaksi katsomastaan paikasta, kustannuksia oli vaikea arvioida etukäteen. Myös uusien laitteiden kirjaaminen yhteiselle alustalle jäi helposti tärkeämpien töiden alle, ja vanhat laitteet päätyivät usein pölyttymään varastoihin kierrättämisen sijaan. Jotta laiteviidakkoon saatiin järjestystä, Futuricella päätettiin keskittää laitehankinnat ja rahoitus yhdelle toimittajalle. Yhteistyö Atean kanssa alkoi vaiheittain, ensin päätelaitteista, ja myöhemmin mukaan tulivat myös mobiililaitteet.
Räätälöity eShop säästää IT-osaston työtunteja
Futuricella on nyt käytössään Atean räätälöity eShop, joka toimii miltei ilman Futuricen oman IT-osaston työpanosta.
”Aiemmin päätelaitteiden esiasentaminen, tilaaminen ja postittaminen työllisti IT-osastoamme huomattavasti. Nyt meidän tarvitsee enää hyväksyä tilaukset, muu hoituu Atean kautta”, Kokkarinen kertoo.
Jokainen uusi työntekijä saa mobiilibudjetin, jonka raameissa hän voi valita tarvitsemansa laitteet Atean eShopista. Tarvittaessa apua saa Atean asiakaspalvelijalta.
”Jos työntekijä haluaa esimerkiksi panostaa enemmän kuulokkeisiin, hän tietää silloin valita edullisemman puhelimen kaveriksi.”
Kaikki tilaukset liikkuvat reaaliajassa Atean ja Futuricen yhdessä kehittämän eShopin digitaalisella alustalla. Tilauksen jälkeen Futurice saa eShopista suoraan tiedon työntekijän käytettävissä olevasta laitebudjetista. Jatkossa myös tieto laitteen hiilijalanjäljestä tulee siirtymään automaattisesti vastuullisuusraportointia varten.
”Halusimme keskittää laitteiden rahoituksen ja hallinnan yhteen paikkaan, luopumatta kuitenkaan työntekijöiden vapaudesta valita laitteita. Keskitetyn laitehankinnan ja -hallinnan etuna on budjetoinnin ennakointi, parempi kustannusten hallinta ja yhtenäisempi laitevalikoima”, Kimmo Kokkarinen sanoo.
Verkkokauppaa on kehitetty yhteistyössä vastaamaan Futuricen tarpeita.
”Työntekijämme ovat vaativia verkkokaupan käyttäjiä, sillä he ovat myös kokeneita digitaalisten palveluiden tekijöitä. Meillä on ollut siksikin paljon toiveita verkkokaupan suhteen. Atealla on ollut ilahduttavan paljon halua ja kykyä mukauttaa palveluitaan ehdotustemme pohjalta.”
Osaavaa ja proaktiivista yhteistyötä
Atea hoitaa laitteen koko elinkaaren esiasennuksesta laitteen palautumiseen ja kierrätykseen. Yhteistyö on sujunut hyvin.
”Atea on meille sopivan kokoinen kumppani, jossa yhdistyvät sekä suuren toimittajan hyödyt että pienen ketteryys. Heillä on halua kehittää meille sopivat toimintatavat. Osaavan ja proaktiivisen kumppanin kanssa on mukava tehdä yhteistyötä”, Kimmo Kokkarinen kiittää.
Osana laitteiden palautusprosessia Futuricella on käytössä myös välivarastointipalvelu.
”Koska IT-alalla työvälineiden vaihtuvuus on teknologian kehittymisen tavoin ripeää, hyväkuntoisia esiasennettuja laitteita jää meille väistämättä. Koska niillä on usein vielä käyttöikää jäljellä, ne eivät palaudu heti Atealle, vaan menevät Futuricen omaan eShoppiin. Sieltä työntekijän on mahdollista valita niin sanottu ’vihreä läppäri’ eli käytetty kone.”
Futuricelle luotiin yhteistyön alussa oma laitepalautusmalli, koska kierrossa oli myös toisen laitetoimittajan laitteita, ja palautusprosessista ei haluttu tehdä liian hankalaa.
"Yhteistyön näkökulmasta on tärkeä ymmärtää, miten voimme helpottaa asiakkaamme elämää. Siksi halusimme varmistaa, että laitteiden palautusprosessi on työntekijälle aina mahdollisimman vaivaton, vaikka kierrossa olisikin useamman toimittajan laitteita. Kehitimme yhdessä Futuricen kanssa palautusfunnelin, jossa kaikki palautuvat laitteet lähetettiin keskitetysti Atealle. Me välitimme laitteet elinkaarikohtaisesti oikeisiin osoitteisiin: joko laitteiden rahoituskumppanille tai tietoturvalliseen ja ympäristöystävälliseen kierrätykseen”, Atean Account Manager Linda Sinisalo kertoo.
