Teollisuusliitto järjesti ensimmäisen täysin paperittoman liittokokouksensa vuonna 2023. Kolmipäiväisen kokouksen jälkeen liitto lahjoitti Atealta hankitut Acer Chromebookit ammattioppilaitoksille. Atea huolehti koneiden hankinnasta, logistiikasta, käyttöönotosta ja kierrätyksestä.
Teollisuusliitto
Viiden vuoden välein kokoontuva liittokokous on Suomen suurimman ammattiliiton Teollisuusliiton ylin päättävä elin. Liittokokous kokoaa yhteen noin 450 edustajaa ympäri Suomea. Vuonna 2023 kolmipäiväinen liittokokous haluttiin pitää ensimmäisen kerran täysin digitaalisesti.
”Olemme sitoutuneet vahvasti green IT:hen ja digitalisaatioon, mikä ohjasi päätöstämme järjestää liittokokous digitaalisesti. Tavoitteena oli nykyaikaistaa ja helpottaa kokousprosessia sekä samalla pienentää sen ympäristövaikutuksia”, Teollisuusliiton tietohallintopäällikkö Ari Pöyry kertoo.
Tarvittavien koneiden määrä oli suuri ja myös niiden varastointi ja logistiikka olisi ollut haasteellista.
”Harkitsimme ensin koneiden vuokraamista, mutta oli mahdotonta saada 442 identtistä laitetta vuokralle kolmeksi päiväksi järkevällä hinnalla. Emme myöskään olisi pystyneet varastoimaan keskustoimistollemme satoja tietokoneita.”
Ratkaisuna Teollisuusliitto päätti ostaa laitteet ja lahjoittaa ne kokouksen jälkeen ammattioppilaitoksille.
”Haluamme edistää digitalisaatiota, ja tämä oli meille mahdollinen keino tehdä hyvää oppilaitoksille, jotka kouluttavat nuoria liittomme edustamille sopimusaloille. Lahjoitimme laitteet oppilaitoksiin, joilla oli niille selvää tarvetta.”
”Luotin Atean osaamiseen, sillä he ovat toimittaneet meille aiemminkin toimivia laitekokonaisuuksia. Atea oli myös ainoa toimija, joka pystyi tarjoamaan tarvitsemamme logistiikan. Saimme heiltä koko palvelun kätevästi.”
— Ari Pöyry, Teollisuusliiton tietohallintopäällikkö
Sopiva laitehankinta kahteen käyttötarkoitukseen
Teollisuusliitto kääntyi konehankinnassa pitkäaikaisen IT-kumppaninsa Atean puoleen. Atea vastasi koko prosessista aina laitteiden kilpailutuksesta logistiikkaan. Se myös hoiti koneiden esiasennukset, ja teki niihin tarvittavat tarkistukset ennen ja jälkeen liittokokouksen.
”Luotin Atean osaamiseen, sillä he ovat toimittaneet meille aiemminkin toimivia laitekokonaisuuksia. Atea oli myös ainoa toimija, joka pystyi tarjoamaan tarvitsemamme logistiikan. Saimme heiltä koko palvelun kätevästi”, Ari Pöyry sanoo.
Atean kautta hankitut Acer Chromebook -tietokoneet mahdollistivat täysin digitaalinen kokoustaminen. Kaikki viestintä, puheenvuoropyynnöt ja äänestykset hoidettiin tietokoneilla.
”Tärkein valintakriteeri oli, että oma kokousohjelmamme toimii laitteissa ongelmitta. Myös laitteiden hinta vaikutti päätökseen.”
Liittokokousedustajat käyttivät koneillaan Teollisuusliiton selainpohjaista Kokoushallinta-ohjelmaa, joka toimi ilman erillisiä asennuksia.
”Aiemmissa liittokokouksissa esimerkiksi puheet purettiin muistioista yön aikana ja monistettiin kaikille paperisina. Tämä venytti työpäivät aamuneljään asti. Nyt puheet stilisoitiin suoraan tekstinkäsittelyohjelmassa ja ladattiin kokousohjelmistoon, mikä nopeutti ja tehosti prosessia merkittävästi.”
Acer Finland halusi tarjota Teollisuusliitolle parhaan mahdollisen laiteratkaisun, joka soveltui sekä liittokokouksen tarpeisiin että lahjoituksen jälkeiseen käyttöön.
”Tarjosimme Acer Chromebookeja niiden erinomaisen hintalaatusuhteen vuoksi. Laite on helppo ja nopea ottaa käyttöön. Se on myös kevyt ja helposti kuljetettava, mutta silti riittävän tehokas kokouksen vaatimuksiin. Lisäksi Acer Chromebookien 11,6 tuuman näyttökoko on yleisin oppilaitosten käyttämä laitekoko”, Acer Finlandin Key Account Manager Ilkka Saarinen kertoo.
Koneet käyttöön harjoituskokouksissa
Ari Pöyry kiittelee Atean kokonaispalvelua ja joustavuutta. Laitteet hankittiin jo vuoden 2022 puolella, ja ne säilytettiin Atean omassa logistiikkakeskuksessa Vantaalla. Keväällä, ennen toukokuun kokousta, Atea toimitti koneet seitsemälle paikkakunnalle harjoituskokouksia varten.
”Harjoituskokouksissa päästiin kirjautumaan järjestelmään ja luomaan salasanat. Näin varmistettiin, että laitteet olivat käyttövalmiina ja kokousedustajat osasivat käyttää niitä liittokokouksessa”, Pöyry kertoo.
Harjoituskokousten jälkeen koneet noudettiin takaisin Atealle. Asiantuntijat tarkistivat ja päivittivät laitteet sekä varmistivat, että kaikkiin on virtalähteet. Lopulta koneet toimitettiin liittokokouspaikalle Tampere-talolle.
Atean kierrätyspalvelu avaimet käteen -periaatteella
Kaikki logistiikka hoidettiin Atean kierrätyspalvelun mukaisesti.
”Laitteita kuljetettiin niin kutsutuissa green boxeissa, joihin mahtuu paljon laitteita kerralla. Kestävät laatikot toimitettiin rullakoissa. Näin toimimalla vähensimme pakkausjätettä ja optimoimme kuljetustilan käyttöä. Kierrätimme myös laitteiden alkuperäiset pakkaukset jatkokäyttöön”, Atean GoITLoop -kierrätyspalvelun asiantuntija Samuli Seitsamo kertoo.
Kolmipäiväisen liittokokouksen jälkeen laitteet kuljetettiin jälleen Atean logistiikkakeskukseen. Tietokoneet palautettiin tehdasasetuksille, ne puhdistettiin ja laitteisiin lisättiin Teollisuusliiton tarra. Laitteet lahjoitettiin viiteen Teollisuusliiton valitsemaan ammattioppilaitokseen eri puolille Suomea.
Vuodesta 2020 toiminnassa ollut Atean oma logistiikkakeskus Vantaalla mahdollisti koko operaation sujuvan toteutuksen.
”Asiakas saa meiltä koko prosessin avaimet käteen -palveluna. Kokonaisvaltaisen palvelumme avulla laitteet saa kustannustehokkaasti, ja voimme toimittaa ne asiakkaan haluamana aikana”, Atean Account Manager Jukka Haikonen kiteyttää.
”Asiakas saa meiltä koko prosessin avaimet käteen -palveluna. Kokonaisvaltaisen palvelumme avulla laitteet saa kustannustehokkaasti, ja voimme toimittaa ne asiakkaan haluamana aikana.”
— Jukka Haikonen, Atean Account Manager
Toimitetut ratkaisut
- Atea toimitti 442 Acer Chromebook -laitetta liittokokouksen harjoituksiin ja liittokokoukseen.
- Välissä Atea varastoi, päivitti ja varmisti virtalähteet kaikkiin laitteisiin.
- Liittokokouksen jälkeen Atea palautti logistiikkakeskuksessaan laitteet tehdasasetuksille, puhdisti ne ja toimitti laitteet eteenpäin oppilaitoksiin eri puolella Suomea.
Kysy minulta ratkaisuistamme!
Janne Liimatainen
Senior Solution Manager
Janne Liimatainen toimii Atealla Solution Managerina digitaalisen työpaikan ratkaisuihin liittyen. Janne hallitsee mobiilin työskentelyn ratkaisujen salat ja haluaa auttaa asiakasta löytämään parhaimmat sekä tehokkaimmat keinot modernin hybridityön ratkaisuihin.
