Seure Henkilöstöpalvelut Oy laittoi tietosuojakäytäntönsä äärimmäiseen testiin. Atean tietosuojakartoituksessa tutkittiin, onko liki 13 000 ihmisen henkilö-, palkka- ja työsuhdetietoja käsittelevän yhtiön tietosuoja kunnossa.
Seure Henkilöstöpalvelut
Seure välittää vuokratyöntekijöitä sairaaloihin, terveysasemille, päiväkoteihin, palvelutaloihin ja kouluihin Helsingin, Espoon, Vantaan ja Kauniaisten sekä Uudenmaan sairaanhoitopiirin alueilla.
Yhtiö auttaa asiakkaitaan myös muissa henkilöstöasioissa, kuten rekrytoinneissa ja henkilöstöresurssien optimoinnissa.
Vuokratyöalalla asiakastieto on arkaluontoista. Tietosuojalaki ja henkilötietolaki ovat läsnä jokapäiväisessä tekemisessä.
”Liiketoimintadatamme muodostuu pääasiassa henkilötiedoista, joten tietosuojatyössä emme voi lipsua yhtään. GDPR oli viime vuonna todella suuri projekti, ja sen jäljiltä tietoturva-asiat olivat mielestämme hyvällä mallilla”, kertoo Seure Henkilöstöpalvelut Oy:n ICT-johtaja Antti Nummiranta.
Kun asiat tuntuvat olevan omasta mielestä hyvin, tuo laatikon ulkopuolinen näkökulma tekemiseen objektiivisuutta. Näin saadaan myös toisenlaisia tuloksia kuin itsearvioinnissa.
”Halusimme selvittää, mikä tietosuojatyömme tilanne todellisuudessa on. Olimmeko käyttäneet aikaa oikeisiin asioihin ja tehneet oikeita juttuja? Atean tietosuojakartoitus oli siihen paikkaan juuri sitä, mitä tarvitsimme.”
Ensin suunniteltiin, sitten käärittiin hihat, ja viikon päästä tulivat tulokset
Tietosuojakartoitus alkoi kahdella suunnittelukerralla, joissa sovittiin tehtävistä toimenpiteistä ja päätettiin projektiin osallistuvat seurelaiset.
”Sen jälkeen pidimme päivän mittaisen työpajan, jossa kävimme kohta kohdalta läpi koko tietosuojaan liittyvän dokumentaatiomme. Halusimme myös varmistaa, että tietosuojaselosteemme lupaukset toteutuvat järjestelmissämme”, Nummiranta sanoo.
Tietosuojakartoituksessa mentiin syvälle, ja kehitettävää löytyikin jo työpajan aikana.
”Viikon päästä työpajasta saimme raportin, jonka dokumentaation taso oli kaikessa konkreettisuudessaan kiitettävää luokkaa. Huomasimme, etteivät käytäntömme olleet rapautuneet GDPR-projektin jälkeen. Saimme Atealta erittäin hyviä kehitysehdotuksia, jotka auttavat meitä eteenpäin tietosuojatyössämme.”
Nummiranta oli mielissään myös tietosuojakartoituksen toteutuksesta.
”Atean asiantuntija oli työssään erittäin tarkka, kuten tällaisissa asioissa pitääkin olla. Hänestä jäi minulle todella ammattimainen kuva. Suosittelen ehdottomasti tällaista kartoitusta muillekin organisaatioille.”
Seure Henkilöstöpalvelut Oy
Perustamisvuosi: 1990
Omistajat: Helsingin kaupunki, Espoon kaupunki, Vantaan kaupunki, HUS-kuntayhtymä, Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymä, Kauniaisten kaupunki, Vantaan tilapalvelut, Koulutuskuntayhtymä Omnia, A-tulkkaus Oy sekä Espoo Catering Oy
Liikevaihto: yli 98 miljoonaa euroa (2018)
Aktiivisia työntekijöitä: 12 250 (2018)
Työkohteita: 3 500
Uusia rekrytointeja: 4 900 (2018)
Suurimmat toimialat: sosiaali- ja terveydenhuolto, sivistys, palvelualat
Yleisimmät työkohteet: päiväkodit, koulut ja sairaalat
Tietosuoja-asioiden asianmukainen hoitaminen ei ole vain lain minimivelvoitteiden täyttämistä. Se on kilpailuetu, kun asiakkaat arvioivat eri toimijoiden ja palveluiden luotettavuutta. Tietosuojatyön laiminlyönti voi aiheuttaa vakavia ongelmia liiketoiminnallesi.
