Atea palkkaa tänäkin vuonna reilusti yli sata uutta työntekijää. He kaikki voivat valita työvälineensä jo etukäteen, ja niin laitteet kuin tunnuksetkin odottavat valmiina ensimmäisenä työpäivänä. Kiitos siitä kuuluu HR:n ja it:n yhteistyönä syntyneelle Joiner, Mover, Leaver -prosessille.
Tanja Haapasalmesta tuli atealainen viime maaliskuun lopussa. Vaikka talo oli Partner Marketing Managerina työskentelevälle Haapasalmelle tuttu, alku uudessa työpaikassa yllätti – positiivisesti. Laitteet kuulokkeista lähtien olivat valmiina ja tunnukset toimivat jo ensimmäisenä päivänä. Työhön pääsi heti ensimmäisenä päivänä hyvin kiinni, sillä kaikki työskentelyvälineet olivat odottamassa, tarvittavat tunnukset oli aktivoitu sekä sähköpostissa oli tervetuloa-viesti odottamassa. Kaikki meni niin sujuvasti, että työt saattoi aloittaa heti.
”Pääsin kirjautumaan vaivattomasti muun muassa sähköpostiini, sisällönhallintajärjestelmiin ja intranettiin. Lisäksi minulle oli luotuna tunnukset Atea eShopiin, mistä saatoin rauhassa valita itselleni parhaiten sopivat sekä omia mieltymyksiäni vastaavat työvälineet Atean FreeChoice-mallia hyödyntäen. Jopa meilin allekirjoitukset olivat valmiina. Tuli tunne, että minua on ajateltu jo ennen kuin astuin ovista sisään.”
Haapasalmen mielestä yritysten kannattaisi panostaa enemmän työntekijöiden laite- ja pääsyhallintaan, sillä ne ovat iso osa työntekijäkokemusta etenkin työpaikkaa vaihtaessa.
”Kun tulee töihin it-yritykseen odottaa, että asiat toimivat ensiluokkaisesti myös sisäisesti. Pelit ja vehkeet eivät saa aiheuttaa tuskaa. Itse pääsin niin jouhevasti työhön kiinni, että viikon jälkeen tuntui kuin olisin ollut pidempäänkin Atealla töissä.”
Työntekijäkokemus kuntoon
Laite- ja pääsyhallinnan sujuvoittamiseksi on tehty Atealla töitä jo vuodesta 2018. Silloin Ateassa aloitti yli sata uutta työntekijää, eivätkä HR:n ja it:n prosessit pysyneet rekrytointien mukana. Manuaalista työtä oli liikaa.
”Meillä oli suunnattomia ongelmia saada ihmisille tunnukset ja pääsy tarvittaviin järjestelmiin. Oli pakko automatisoida”, kertoo Atean Head of HR Taru Paukkula.
Vaikeuksia kuvaa tapaus, jossa yksikköön tuli viikossa kolme uutta työntekijää. Vaikka esihenkilö oli toimittanut tiedot HR:ään ja tietohallintoon, töihin tullessa yhdellä uusista työntekijöistä kaikki oli kunnossa, toinen sai toimimattomat tunnukset ja kolmannelle ei ollut mitään valmiina.
”Ei voi olla niin, että yhden työntekijän ensikokemus työstä on hyvä, mutta toinen ei saa edes konetta auki. Se myös maksaa, jos työntekijä joutuu istumaan tyhjän panttina.”
Jotta henkilöstömuutoksiin liittyvien teknisten asioiden hallinta sujuisi paremmin aloittivat henkilöstö- ja tietohallintoyksiköt yhteisen Joiner, Mover, Leaver -prosessin kehittämisen.
Aikaa säästyy ja tietoturva paranee
Nykyään henkilöstöjärjestelmä lähettää automaattisesti tiedon uudesta työntekijästä useisiin sisäisiin ja ulkoisiin järjestelmiin, kuten esimerkiksi palkkahallintoon, sähköpostihallintaan, systeemioikeuksiin, henkilöstöetuihin ja niin edelleen. Kaikki tämä tapahtuu, kun esihenkilö täyttää vain yhden lomakkeen, jonka perusteella HR kirjaa tiedot järjestelmään.
”Olemme tarkkoja siitä, ettemme toimi ohi prosessin, sillä silloin virheiden riski moninkertaistuu. On iso toimintatavan muutos, ettei pelkkä työsopimuksen toimittaminen HR:ään enää riitä”, Taru Paukkula sanoo.
Jokainen uusi työntekijä saa tervetuloviestin henkilökohtaiseen sähköpostiin. Intrassa on käytössä myös uuden työntekijän sivusto, jonne on pääsy vain aloittavilla työntekijöillä. Tuleva atealainen saa sinne tunnukset jo ennen työsuhteen alkua. Sivuston kautta pääsee kirjautumaan eShopiin.
”Työntekijä voi kokea wau-efektin, kun hän saa tervetulotoivotukset ja infot jo ennen työsuhteen alkua. Tästä projektista se on vain jäävuoren huippu, mutta työntekijälle sillä on iso merkitys. Tarkoitus itse asiassa on, ettei työntekijä huomaa mitään ihmeellistä, vaan kaikki toimii työsuhteen alussa tai yksikköä vaihtaessa kuten pitää.”
Joiner, Mover, Leaver säästää sekä HR:n että esihenkilöiden aikaa, kun kirjauksia eri järjestelmiin ei tarvitse tehdä erikseen. Henkilötyöpäiviä säästyy kuukaudessa jopa 4–6. Myös tietoturva paranee merkittävästi, kun lähtevien työntekijöiden tiedot poistuvat järjestelmistä jouhevasti. Samoin laitehallinta on nyt helpompaa, Taru Paukkula kertoo.
”Työaikaa jää enemmän henkilöstöhallinnon kehittämiseen, esihenkilöiden työn tukemiseen ja monimutkaisiin asioihin. Ihmisen ei pitäisi tehdä työtä, jonka kone voi hoitaa.”
Myös ajattelutapa muuttuu
Joiner, Mover, Leaverin teknisestä kehittämisestä vastaa Petra Berg, Atean tietohallintojohtaja.
”Haluamme automatisoida ja tehostaa mahdollisimman paljon ja päästä eroon manuaalisesta, muistinvaraisesta työstä. Automaatio sujuvoittaa uuden työntekijän aloitusta huomattavasti, kun enää ei tarvitse erikseen miettiä, mihin järjestelmiin uudella ihmisellä tulisi olla pääsy.”
Berg korostaa, että ennen kaikkea Joiner, Mover, Leaverissa on kyse prosessin suoraviivaistamisesta ja HR:n ja it:n yhteistyöstä.
”Olennaisinta on ymmärtää, miten tieto HR-järjestelmään tulee ja mihin kaikkialle se sieltä pitäisi saada siirrettyä. Kun aloitimme yhteistyön HR:n kanssa, tajusimme nopeasti, että jos yhteistä ymmärrystä datan liikkeistä ei ole, yksin teknologialla ongelmat eivät ratkea.”
Toisin kuin yleensä, Joiner, Mover, Leaverissa master-järjestelmä on HR-järjestelmä. Se on Bergin mukaan ”ideologinen valinta”.
”Yleensä master-järjestelmänä on ollut tekninen järjestelmä, kuten Active Directory, ja HR-järjestelmään on sen rinnalla kirjattu henkilötiedot. AD ei tue nykyistä HR:ää parhaalla tavalla eikä siten sopinut meille.”
Aivan suoraan HR-järjestelmää ei kuitenkaan saatu integroitua tekniseen tietohallintaan.
”Itse HR-järjestelmä ei osaa kertoa eteenpäin eri järjestelmille, mitä tunnuksia ihmiselle tarvitaan. Siksi väliin tarvitaan järjestelmä, joka osaa tehdä henkilöhallintaa ja kertoo, mitä pitää tehdä, kun ihminen tulee taloon tai vaihtaa yksikköä. HR-järjestelmä hallinnoi tietoa, IAM – Identity management eli identiteettihallintajärjestelmä puolestaan on sen aivot ja ohjaa dataa eteenpäin.”
Atea kehittää myös roolipohjaista pääsyhallintaa, jotta samassa tehtävässä työskentelevien atealaisten pääsyoikeudet yhdenmukaistuvat ja esimerkiksi kaikki oululaiset ratkaisumyyjät tai Joensuussa service deskissä työskentelevät saavat automaattisesti samat oikeudet.
Kehitys jatkuu
Tulevaisuudessa Atea haluaa myydä Joiner, Mover, Leaveria myös palveluna asiakkaille.
”Luomme toimintamallin, jonka voimme tuotteistaa asiakkaillemme. JML ei ole teknologiariippuvainen. Voimme toki suositella siihen soveltuvaa teknologiaa, mutta asiakas voi itse päättää, mitä teknisiä ratkaisuja hän käyttää. Olennaisempaa on prosessi”, Petra Berg toteaa.
Työsuhteen elinkaaren kaikki vaiheet vaativat vielä kehittämistä. Atea-konsernin yhteisen One-strategian mukaisesti yhteistyö eri maiden HR-organisaatioiden kanssa on tiivistä. Tulevaisuuden tavoitteena onkin, että kaikki konsernin työntekijät löytyvät samasta järjestelmästä, ja henkilöstöön liittyvä teknologia ja prosessit ovat yhtenäiset Pohjoismaissa ja Baltiassa toimivassa konsernissa.
Näin sinunkin yrityksesi voi hoitaa asiat sujuvasti ja vastuullisesti
Atean eShop on sekä it-verkkokauppa että it-hankintajärjestelmä. Laitteiden ja ohjelmistojen lisäksi sieltä voi hankkia laitteiden esiasennuksia ja elinkaaripalveluita. Hankinnat hoituvat parilla napinpainalluksella. eShopissa näet heti saatavuuden, tilaushistorian, laskutuksen sekä tilaamiesi lisenssien määrän ja voimassaoloajan. Hankinnat voit tehdä myös vuokramallilla.
FreeChoice-portaalin kautta työntekijä voi itse tilata haluamansa työvälineet tarjolla olevista vaihtoehdoista. FreeChoice-mallissa työnantaja määrittelee laitteiden kattohinnan. Halutessaan työntekijä voi valita myös kalliimmat laitteet, jolloin hän maksaa erotuksen palkastaan.
Haluatko kuulla lisää, kuinka organisaatiosi voisi tehostaa työntekijäkokemusta wau-elämyksellä? Ota meihin yhteyttä ja jutellaan lisää!
