Onko etäpalavereista puhti ja tehot poissa? Panosta käyttäjäkokemuksen laatuun

Spiritismistä turhautumiseen

Näetkö minut? Kuuletko minut? Ketä nyt on läsnä? Huomasitteko kun tuntematon liittyi keskuuteemme? Tämä ei ole spiritististä istuntoa, vaan normaalia sekoilua huonosti toteutetuista etäkokouksista. Jollakin ei toimi mikrofoni, jollakin ei kamera. Joku osallistujista ei saa jaettua näyttöään, osa jakaa liikaakin. Eli perusasiat eivät ole kunnossa. Osa henkilöistä kokee, että kameraa ei pidä käyttää, koska vaan ei haluta näyttää itseään. Osa laittaa kameran ja mikrofonin pois päältä lähtökohtaisesti. Eli osa käyttäytyy kuin aave. Tämä ei voi olla näin. Tähän kun yhdistetään teknisesti huono toteutus, niin kokoukset ovat raskaita. 60 minuutin kokouksesta voi hyvinkin mennä 30 minuuttia tekniseen säätämiseen. Organisaatioiden on panostettava tähän. Etäpalaverit ja etätyö ovat osa nykyistä dynaamista työn tekemistä.  Huonoilla työvälineillä voidaan saada hyviäkin tuloksia, mutta ne eivät edistä tekemistä. Hyvään kokemukseen tottuu nopeasti. Huono jää mieleen pitkään.  

Perustietoturvasta syvään vääryyteen 

Kollaboraatiotietoturvassa keskeisiä asioita ovat mm. seuraavat kokonaisuudet: 

• Tietojen salaaminen – Tietoliikenneyhteyksien ja tiedostojen salaaminen on tässäkin kommunikaatiomuodossa olennaista.  
• Pääsynhallinta – Ketkä pääsevät etäyhteyksiin. Miten henkilöt todennetaan?  
• Tietosuojakäytännöt – Miten tietoa jaetaan ja säilytetään? Mitä tallennetaan ja minne? Onko eri tason tiedon käsittelyllä eri käytännöt etäyhteyksissä? 
• Tietoturvakoulutus – Vain koulutettu käyttäjä voi vaikuttaa tähän. Kollaboraatio kehittyy ja henkilöitä pitää kouluttaa tähän liittyen. 
• Tietoturvateknologiat – Miten eri järjestelmien teknologiaa hyödynnetään. Mikä on palomuurin rooli? Mikä on päätelaitteen rooli? Miten järjestelmiä kovennetaan erilaisten etäyhteyksien aikana?  
• Sopimukset ja käytännöt - Kollaboraatioon liittyvien organisaatioiden tulisi sopia selkeistä käytännöistä ja vastuista tietoturvan suhteen ja kirjata ne sopimuksiin 

Perusasioista pitää sopia, eli mitä voidaan jakaa kollaboraation kautta. Mitä dokumentteja ei jaeta kolmansille osapuolille etäyhteyksien kautta jne. Perusasioiden varmistaminen on ihan yhtä tärkeää, kuin myös ymmärrys siitä, että ”Deep Fake” väärennyksiä voidaan hyödyntää myös kollaboraatiossa. Tekoäly on vahva voima myös tietoturvan pimeällä puolella. Tulevaisuudessa voi olla vaikeaa huomata, että emme juttelekaan aidon ihmisen kanssa, tai että tallenne on väärennös. Tässäkin asiassa koulutettu käyttäjä on arvokas.  

Aika ratkaisee – kokemusta on parannettava 

Huonot yhteydet, huono ääni, näytön ”tihrustaminen” isossa neuvotteluhuoneessa, heikko kameroiden käyttäminen ja ärsyttävä ”ADHD” -kuva, jossa kamera vaihtelee puhujaa niin, että on hankala enää havaita, kuka puhui ja miten. Ja klassikko on tietysti se osallistuja, jolla on krooninen tarve puhua toisen ihmisen päälle. Syy voi olla jopa se, että viipeen takia hän luulee puhuvansa, kun on hiljaista. Jokainen meistä tietää millaista on seurata huonosti toteutettua pitkää etäpalaveria. Jos päivä koostuu suurimmaksi osaksi tällaisia kokonaisuuksia, niin ainakin voin itse kertoa, että se tuntuu minusta huomattavan raskaalta. Näissä palavereissa joutuu pinnistelemään enemmän, koska ei olla ihan niin varmoja siitä kuka sanoo ja mitä. Sama tunne tulee, jos henkilö puhuu vieraalla kielellä heikosti ja asia on todella tärkeä. Häntä on raskasta seurata. Tätä kokemusta kollaboraation osalta on parannettava. Se on kaikkien etu. 

Käytöstavat eivät tekniikalla parane 

Kaikkea ei voi ratkaista tekniikalla. Tietyt käytöstavat tarvitaan kollaboraatiossakin. Etätyön kautta tapaamme fyysisesti vähemmän. Jos samaan aikaan vielä otamme kameran pois käytöstä, niin etäännymme vielä enemmän. Kuvan laatuun, kuvakulmaan ja siihen liittyviin asioihin (blurraus, virtuaaliset taustakuvat) voi panostaa, jos välitetään siitä mitä kommunikoimme ja miten toiselle osapuolelle. Kyllä fyysisessäkin palaverissa meillä pitäisi olla jotakin huolta miltä näytämme ja mitä meillä on päällämme, eikö niin. Ei etäyhteys ole poikkeus. Mutta synkän mustan ruudun tuijottaminen (missä pitäisi olla kollega) ei mahdollista kehon kielen kautta tapahtuvaa kommunikaatiota. Kameralla on merkitystä. Niin se vaan on. 

Olisiko aika tavata ammattilainen 

Koska etätyö on olennainen osa nykyaikaista työn suorittamista, on syytä panostaa tähän. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että ammattilaisten kanssa olisi hyvä keskustella seuraavista asioista: 

• Etätyökulttuuri 
• Etätyön kouluttaminen 
• Kollaboraation suunnitteleminen 
• Tekniset ratkaisut 
• Elinkaaren hallinta 
• Integrointi älykkääseen toimistoon (Ilmanlaatu, ihmisten optimaalinen sijoittaminen jne) 
• Kollaboraation tukijärjestelmät (Tietoliikenne jne.) 
• Tietoturva 

Atealta saat kaikkeen tähän apua. Tule tutustumaan mitä esimerkiksi on Microsoft Teams -kollaboraatio toteutettuna Cisco Systems -valmistajan alustalle. Esimerkiksi modernilla tekoälypohjaisella kameratekniikalla on iso merkitys kokemuksen kannalta. Ota yhteyttä, niin jutellaan lisää.