Tuottavuuden peruspalikat vajaakäytössä

Vuonna 1983 Lotuksen 123-ohjelmisto loi pohjan henkilökohtaisten tietokoneiden vyörylle työpaikoille ja vähän sen jälkeen Wordperfect ja muut tekstinkäsittelyohjelmat alkoivat kammeta kirjoituskoneita pois työpöydiltä. Myöhemmin Freelance Graphics ja muut graafisten esitysten ohjelmat toivat piirtoheittimet jokaisen neuvotteluhuoneen pakolliseksi kalustoksi, kunnes ne joutivat korvatuiksi projektoreilla ja näyttölaitteilla nykyisten PowerPointtien valtakaudella.

Videoneuvottelulaitteet aloittivat toimistojen tuottavuuden seuraavan aallon, mutta vasta yhdistetyn viestinnät työkalut mullistivat kokouskäytännöt kaikille toimistotyöntekijöille, kun maantieteelliset rajat murtuivat eikä matkustamista enää aina tarvita. Nykyään kaukana toisistaan olevat ihmiset voivat kohdata toisensa ja työskennellä tehokkaasti kuin samassa huoneessa.

Microsoft huomasi jo kauan sitten toimisto-ohjelmistojen ja tuottavuustyökalujen merkityksen ja on vallannut markkinaa paketoimalla palvelut yhteneväisiksi kokonaisuuksiksi. Viimeisin mullistus tällä alueella on nyt käynnissä, kun ohjelmistot ja niiden vaatimat taustapalvelut ovat siirtymässä julkiseen pilveen Office 365:n myötä.

Office 365 on rakennettu hienosti mahdollistamaan uusien ominaisuuksien ja kokonaisten uusien palveluiden saatavuuden. Jokin kuitenkin jumittaa näiden koko ajan kehittyvien ja parantuvien asioiden hyödyntämisessä. Palveluita käytetään liian vähän ja uudet asiat, kuten esimerkiksi yrityksen some Yammer, jäävät useimmiten ottamatta käyttöön tai käyttö jää vähäiseksi.

Yritysten onkin nyt syytä herätä tukemaan kaikkien näiden hienojen ratkaisujen käyttöä systemaattisesti. Asioita ei kannata yrittää haukata valtavina kehitysprojekteina vaan siirtyä tukemaan kehitystä ja jalkautusta pitkäjänteisesti. Lisäksi työntekijät tarvitsevat mahdollisuutta jatkuvaan asioiden opiskeluun itselleen sopivilla tavoilla ja aikatauluilla. Tuottavan työn perustan rakentaminen kannattaakin aloittaa heti eikä jäädä vain odottamaan sitä sisäisen digitalisaation kaiken mullistavaa mammuttiprojektia. Iso osa tuottavista toimintatavoista syntyy työntekijöiden itsensä keksimänä, kunhan vaan edellytykset on annettu.

Meillä Atealla eräs myyntitiimi keksi itse alkaa käyttää Office 365:n uutta ryhmätyöskentelyominaisuutta Planneria tarjousten työstämisessä. He havaitsivat nopeasti, että tarjousten teon läpimenoajat lyhenivät dramaattisesti. Nyt sama käytäntö on otettu viralliseksi toimintatavaksi koko myyntiorganisaatiossa. Tämä tapahtui ilman mitään suunnitelmallista projektia ja käyttäjät ottivat uuden toimintatavan vastaan ilman vastarintaa, kun näkevät konkreettiset hyödyt itse, ilman mitään ylhäältä annettua määräystä.

Atean 365 Complete on uudenlainen palvelu, missä Office 365:n jalkautuksesta yrityksen kehittyvänä tuottavuusalustana huolehditaan niin, ettei yrityksen henkilöstön tarvitse yrittää seurata kaikkea tuotteen kehitystä ja oman henkilöstön käyttäytymistä, vaan Atea huolehtii siitä, että merkittävimmät muutokset nostetaan esiin ja yrityksen käyttäytyminen arvioidaan suhteessa verrokkeihin. Kaiken tämän tarjoamme yhtenä ennustettavana jatkuvan palvelun kokonaisuutena, jolloin kehitys ei pilkkoudu erikseen määriteltäviksi raskaiksi projekteiksi tai unohdu hektisinä hetkinä kokonaan.

Haluatko keskustella kanssamme lisää Atea 365 Completesta?