Strategia 09-02-2023

Skenaariotyöskentely ja uhkiin varautuminen ei ole mitään foliohattumeininkiä

Huoltovarmuussuunnittelu auttaa valmistautumaan odottamattomaan. Atean tietohallintojohtaja Petra Berg ja talousjohtaja Jarno Oksanen antavat omat, arjessa testatut vinkkinsä uhkatilanteisiin varautumiseen.

Uhkatilanteisiin valmistautuminen on keskeistä yrityksen liiketoiminnan kannalta, etenkin tässä maailmantilanteessa. Olemme Atealla miettineet paljon omaa huoltovarmuuttamme ja harjoitelleet varautumista erilaisiin kriisitilanteisiin. Tässä viisi tärkeintä oppiamme.

Ajattele pahinta – ja sano se ääneen

Odottamattomiin tilanteisiin voi varautua skenaariotyöskentelyllä eli listaamalla mahdottomaltakin tuntuvia tapahtumia sopivan monipuolisella porukalla. Usein jo pelkkä skenaarion sanominen ääneen auttaa suunnittelemaan konkreettisia toimenpiteitä kaiken varalle.

Vaikka kuvitteelliset tilanteet saattavatkin tässä hetkessä tuntua utopistisilta, skenaariotyöskentely ei ole mitään foliohattumeininkiä. Pahin tilannehan olisi, että jotakin yllättävää tapahtuu, eikä siihen olla osattu varautua edes ajatuksen tasolla. Suunnitelman tekeminen on liian myöhäistä, kun on tilanne päällä.

Bongaa hiljaiset signaalit

Olennaista varautumissuunnittelussa on pysyä kärryillä maailman ja eri toimialojen tapahtumista. Seuraa siis uutisia ja toimintaympäristön hiljaisia signaaleita. Niistä saat vihiä siitä, onko jokin ennustamistasi skenaarioista käymässä toteen. Ja jos niin on tapahtumassa, ala suunnitella konkreettisempia askelia varautumissuunnitelman tekoon.

Me Ateassa olemme huoltovarmuuden kannalta merkittävä toimija, koska tarjoamme it-palveluita muun muassa terveydenhuollon toimijoille. Teemme paljon varautumissuunnittelua viranomaisten ja eri toimialojen edustajien kanssa. Yhteistyö auttaa paitsi hiljaisten signaalien huomaamisessa, myös käytännön varautumissuunnittelussa. Jos joku asia toistuu useasti uutisissa tai viranomaisyhteistyössä, alamme pohtia sen vaikutuksia liiketoiminnalle.

Suomessa infrastruktuurin pysyvyys otetaan helposti itsestäänselvyytenä: sähköä tulee seinästä ja vettä hanasta. Huoltovarmuussuunnittelu onkin pysyvän kyseenalaistamista.

Viesti avoimesti

Avoin, hyvissä ajoin tehty viestintä – sekä sisäinen että ulkoinen – on äärimmäisen tärkeää yllättäviin tilanteisiin varautumisessa. Jos työntekijät tai kumppanit eivät ole edes kuulleet ongelmatilanteen mahdollisuudesta, tilanne voi käynnistyessään aiheuttaa kaaosta ja paniikkia. Silloin yrityksen viestintäkanavatkin tukkeutuvat hetkessä hätääntyneistä kysymyksistä.

Kokoa siis hyvissä ajoin opas, jossa neuvotaan kriisihetkellä toimiminen. Me kerromme omassa oppaassamme henkilöstöllemme esimerkiksi, miten varautua sähköpulatilanteeseen, miten toimia yllättävän sähkökatkon aikana ja kuinka poistua pilkkopimeältä toimistolta turvallisesti.

Turvaa keskeiset toiminnot

Jokaisella yrityksellä on omat keskeiset toimintonsa, joiden jatkuvuus on varmistettava myös kriisihetkellä. Listaa nämä toiminnot ja pohdi, miten eri skenaariot vaikuttavat niihin.

Meillä Atealla varmistettavia asioita ovat muun muassa akut, varageneraattorit ja varajäähdytysjärjestelmät. Jos sähköt katkeavat, meidän on pystyttävä varmistamaan, että esimerkiksi konesalien varavirta- ja jäähdytysjärjestelmät toimivat viiveettä. Myös tietoturvan jatkuvuus on olennaista: esimerkiksi odottamattomien sähkökatkojen aikana ollaan alttiimpia kyberhyökkäyksille, joten turvaverkkojen on pysyttävä tiiviinä myös tällaisissa tilanteissa.

Kannattaa myös muistaa, että varautumissuunnittelu kannattaa ulottaa aina normaalitilaan palaamiseen asti.

Harjoittele, harjoittele, harjoittele

Kun varautumissuunnitelma tietylle skenaariolle – esimerkiksi odottamattomalle sähkökatkolle – on luotu, on aika harjoitella. Testaa etukäteen ainakin palveluiden jatkuvuutta, rakennuksesta poistumista ja tietoturvan ylläpitoa.

Me Atealla olemme harjoitelleet esimerkiksi odottamattomia sähkökatkoja sulkemalla sähköt ja mittaamalla varavoiman käynnistymiseen kuluvaa aikaa. Vaaratilanteiden simuloiminen turvallisessa ja hallitussa ympäristössä helpottaa toimintaa oikean tilanteen sattuessa ja kasvattaa työntekijöiden paineensietokykyä.

Lue kokonaisarkkitehtuurin konsultointipalveluistamme