Vaasassa tiedetään, että toimivat palvelut ovat hyvän arjen ja vetovoimaisen kaupungin edellytys. Kaupungissa luotiin kunnianhimoinen digitalisaatiostrategia ja tieto pidetään kaiken ytimessä, kun palveluita suunnitellaan Vaasan asukkaille. Innovaatioilla parannetaan kaupunkilaisten arkea.
Vaasan kaupunki
Kuntamurros – tiedolla johtaminen keskiössä
Kunnat elävät suurta murrosta. Rakenteet muuttuvat, kun tulevaisuudessa osan kunnan palveluista tuottavatkin muut palveluntarjoajat. Vaasassa ennakoidaan jo muun muassa tulevaa sote-ratkaisua ja pohditaan laajasti sitä, mikä kaupungin rooli on jatkossa palveluiden jakelussa.
Millainen kunta selviytyy voittajana suuresta murroksesta? Vaasan kaupungin ict-johtaja Teemu Lehtonen näkee kunnan tehtävän ennen kaikkea konsernin ja palveluiden hallinnoijana: kunta vastaa tulevaisuudessa yhä enemmän palveluiden kokonaisarkkitehtuurista, vaikka osan palveluista kunta tuottaa jatkossakin itse.
Monien palveluntuottajien, erilaisten kumppaneiden sekä kunnan yhteistyö vaatii hyvää tietologistiikkaa ja osaamista palveluiden tuottamisen takana. Siksi tietovirtojen organisointi on yksi Vaasan keskeisistä strategioista.
Digitalisaatiota, innovaatioita ja tiedonhallintaa
Teemu Lehtosen vastuulle kuuluvat Vaasassa paitsi digitalisaatio myös innovaatiot. Ne eivät ole vain start up -yritysten yksinoikeus, vaan myös kunnat tarvitsevat niitä. Vaasan kaupunki onkin mukana monenlaisissa innovaatiohankkeissa.
Lehtonen näkee innovaatioiden merkityksen nimenomaan siinä, miten ne parantavat kaupunkilaisten arkea.
”Uusia tapoja toimia otetaan käyttöön, ja palveluita ja palveluprosesseja muotoillaan. Toivon, että meillä innovaatiot liittyvät nimenomaan siihen, miten kuntaa johdetaan paremmin ja miten palveluita järjestetään.”
Parempien palveluiden kehittämisessä tarvitaan valtavasti tietoa. Vaasassa palveluiden kehittäminen jaettiin kolmeen vaiheeseen, joista yksi on juuri tiedonkäsittelyn organisointi.
”On hyvin merkityksellistä, että tunnistamme tietovirrat. Ensin pitää tietää, mitä tietoa meillä on ja missä se sijaitsee. Vaikka kunnassa on ollut tietohallintoa jo pitkään, se ei välttämättä merkitse, että tietoa olisi todellisuudessa hallittu”, Lehtonen sanoo.
Hän pitää hyvin tärkeänä, että kaupungin kehittämisessä hyödynnetään myös alueellista tietoa ja tehdään yhteistyötä tutkimuslaitosten, kuten korkeakoulujen, kanssa.
Hyvä johtaminen vaatii tiedolla johtamista
Tiedon hyödyntäminen on yksi menestystekijä murroksen hallinnassa ja johtamisessa.
”Johtaminen vaatii tietoa taakseen. Tieto on aivan ytimessä, kun tehdään isoja päätöksiä ja suunnitellaan tulevaisuuden palveluita. Silloin tarvitaan esimerkiksi analytiikkaa perheistä, joita kullakin alueella asuu ”, Teemu Lehtonen sanoo.
Tiedonhallinnan uudelleen organisointi vaatii isoa strategiatyötä, johon Vaasa valitsi kumppanikseen Atean.
”Neuvoisin muita kuntia, että ei kannata yrittää yksin. On tärkeää valita hyvät kumppanit ja käyttää heidän ammattitaitoaan hyväksi.”
Kunnat murroksessa – tiedolla johtaminen keskiössä
Miten kaupunki saa digitalisaatiosta kaiken ilon irti?
Vaasa on varautunut tulevaan ja digitaaliseen aikaan jo pitkään. Vuonna 2018 kaupunki teki kertarysäyksellä monta suurta uudistusta: järjesti IT-toimintojaan uusiksi ja teki ensimmäistä kertaa digitalisaatiostrategian. Strategian avulla varmistetaan, että järjestelmät toimivat, kaupunkilaisia palvellaan ja rahaa säästyy.
”Digitalisaatiostrategiamme neljä painopistettä ovat palveluiden laatu, asukkaiden digiosaaminen, kuntamme vetovoimaisuus ja prosessien tehokkuus”, Lehtonen kertoo.
Vaasassa asuu 68 000 ihmistä ja kaupungilla on noin 5 000 työntekijää. Uudistusten taustalla on kaupungin ja kaupunkilaisten elämän kehittäminen ja kustannusten pitäminen kurissa. Digistrategia onkin sidottu kaupungin strategiaan.
”Vaasan tavoitteita ovat muun muassa väestönkasvu ja talouden tasapaino. Uskomme, että toimivien sähköisten palveluiden avulla voimme olla yhä vetovoimaisempi kaupunki.”
Sähköisiä palveluita kehittämällä voidaan vähentää manuaalisia työtehtäviä, mikä vapauttaa aikaa muille töille – ja helpottaa kaupunkilaisten asiointia.
”Kun kuntalaiset pystyvät hoitamaan asiansa sähköisesti ja keskitetyn palvelun kautta, saadaan suurin osa yhteydenotoista hoidettua automaattisesti ajasta ja paikasta riippumatta”, Lehtonen muistuttaa strategian merkityksestä käytännön elämässä.
Uusi työryhmä huolehtii digihankkeista
Vaasan kehitysloikkaan kuuluu myös uusi digitalisaatiotyöryhmä. Sen tehtävänä on laatia digivisio ja -toimintasuunnitelma sekä standardoida aiheeseen liittyvää ohjeistusta.
Ryhmä luotiin tyhjästä, koska sopivaa toimielintä ei aiemmin ollut. Nyt ryhmään kuuluu kaupunginjohdon, toimialojen ja IT-palveluiden tuottajien edustajia sekä vaikuttajia eri puolilta Vaasan organisaatiota. Projektista riippuen mukaan kutsutaan myös muita.
”Digiryhmä on ollut erityisen hyödyllinen. Ryhmän avulla olemme saaneet kaupungille digitalisaation vision sekä toimintasuunnitelman. Ryhmän rooli on erityisen tärkeä juuri nyt, kun väheneviä resursseja pitää kohdistaa entistä tarkemmin oikeisiin kohteisiin.”
Digitalisaatiostrategia toimi pohjana konsultointiprojektille
Jotta Vaasan digistrategia varmasti toteuttaisi tavoitteita, Vaasa päätti syksyllä 2019 pyytää ulkopuolisen näkemyksen kaupungin IT:n järjestäytymisestä ja strategian tavoitteiden toteutumisesta. Avuksi kutsuttiin Atean seniorikonsultit Markus Heinonen ja Jari Maijala, joilla on vankka kokemus strategia- ja arkkitehtuurikonsultoinnista.
“Keskityimme konsultoinnissa erityisesti kokonaisarkkitehtuurin hallintaan ja sen kehitykseen tulevaisuudessa. Pohdimme, miten IT saadaan toimimaan kokonaisuutena kustannustehokkaasti, ja mitkä palvelutuottajien roolit voisivat olla”, Maijala kertoo.
“Vaasan digitalisaatiostrategia toimi loistavasti pohjana projektille. Se on erittäin realistinen ja käytännönläheinen. Kehitysaskeleiden tuottamaa hyötyä on arvioitu vaasalaisten ja kunnan työntekijöiden näkökulmasta. Lisäksi hyödyn mittaamiseen on mietitty arvot, joiden avulla voidaan valvoa, että tavoitteet oikeasti saavutetaan”, Heinonen sanoo.
Atean konsulttien tietotaito ja kokemus tekivät vaikutuksen
Lopulta Atea laati Vaasalle raportin, joka sisälsi kehityssuunnitelman ja toimenpide-ehdotuksia.
“Yhteistyö Atean kanssa toimi hienosti. Konsulttien tietotaito ja kokemus tekivät vaikutuksen. Saimme heidän avullaan kartoitettua IT:mme nykytilan kattavasti ja kävimme läpi myös monia erilaisia kehityspolkuja. Tästä on helppo jatkaa eteenpäin. Lopputulos vastasi täydellisesti sitä, mitä tilasimmekin”, Teemu Lehtonen sanoo.
”Konsultoinnin loppuraportti sisälsi useita ehdotuksia ja havaintoja. Raportti kiteytti vaihtoehtomme hyvin selkeästi, joten valintojen tekemiselle on nyt olemassa hyvät lähtökohdat.”
Lehtonen uskoo, että dataa hyödyntämällä kaupungin palveluiden tuotantoa voidaan parantaa tulevaisuudessa merkittävästi. Kunnilla ja valtiolla on jo nyt paljon tietoa suomalaisista.
”Mikäli tämä tieto yhdistettäisiin, voitaisiin kuntalaisista ja heidän tarpeistaan luoda hyviä ennakoivia malleja, joiden avulla heille voisi tarjota tarvittavia palveluja jo ennen mahdollisten ongelmien kärjistymistä.”
Näin konsultointi eteni
Atean ja Vaasan kaupungin yhteinen hanke aloitettiin työpajatyöskentelyllä, johon osallistui Vaasan digiryhmä, tärkeimpien kumppanien edustajia sekä vaikuttajia kaupungin organisaatiosta.
Työpajojen jälkeen keskusteluja jatkettiin pienemmissä ryhmissä ja yksilöhaastatteluina. Atean konsultit Markus Heinonen ja Jari Maijala keskustelivat erikseen kaupunginjohdon, toimialojen tärkeimpien työntekijöiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa.
Kaupungille laadittiin työn perusteella useita ehdotuksia ja havaintoja sisältävä raportti.
Tiera Verkkokauppa
Vaasan kaupunki on Kuntien Tiera Oy:n osakas. Kuntien Tiera Oy on yli 390 kuntatoimijan omistama osakeyhtiö ja yhteiskunnallinen yritys, joka kehittää kuntien, kaupunkien ja hyvinvointialueiden ICT-palveluja verkostomaisesti yhteistyössä omistaja-asiakkaiden sekä muiden julkisten- ja kaupallisten toimijoiden kanssa.
Atean ylläpitämä Tiera Verkkokauppa on Suomen kattavin, kuntakentän käyttöön suunniteltu dynaaminen hankintajärjestelmä. Se helpottaa ja tehostaa kuntatoimijoiden ICT-laitteiden, -ohjelmistojen ja -palveluiden hankintoja.
