Miten tavoittaa kansainvälisessä yrityksessä nopeasti nekin työntekijät, jotka eivät tee työtään tietokoneen ja sähköpostin ääressä? Omalla apilla! Perinteikäs elintarvikealan konserni Snellman kehitti yhdessä Atean kanssa oman mobiilisovelluksen parantaakseen sisäistä viestintäänsä monikielisessä ja hajautetussa työympäristössä.
Vaikka yrityksellä olisi käytössä pitkä lista erilaisia tiedotuskanavia aina sähköpostista, osastojen sisäisistä WhatsApp-ryhmistä ja henkilöstölehdestä toimipaikkojen seinillä oleviin infomonitoreihin, kuinka varmistetaan, että ajankohtaiset uutiset tavoittavat varmasti eri tehtävissä ja liiketoiminnoissa työskentelevät ihmiset?
Tätä kysymystä mietittiin Snellmanilla pari vuotta sitten. Pietarsaareen 1950-luvulla perustetulla perheyrityksellä on lähes 2 000 työntekijää viidellä paikkakunnalla Suomessa ja Ruotsissa. Työntekijät edustavat 40 eri kansalaisuutta, ja konsernissa viestitään suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Kaksi kolmasosaa työntekijöistä työskentelee tuotannossa, eikä heillä ole työsähköpostia.
”Huomasimme työntekijöiden käyttävän puhelimiaan taukojen aikana, joten halusimme viedä viestintämme suoraan heidän puhelimiinsa”, projektijohtaja Anders Holmberg Snellmanilta kertoo.
Aluksi konserni harkitsi olemassa olevien viestintäalustojen hyödyntämistä, mutta päätyi lopulta kehittämään oman mobiilisovelluksen, SnAppin. Sen toteuttajaksi valittiin Atea.
”Vaakakupissa painoi Atean aito innostuneisuus lähteä toteuttamaan projektia kanssamme. Plussaa on, että paikalliseen toimijaan on matala kynnys ottaa yhteyttä ongelmatilanteissa ja myös kasvokkain tapaaminen on helppoa”, Holmberg kiittelee.
”Vaakakupissa painoi Atean aito innostuneisuus lähteä toteuttamaan projektia kanssamme. Plussaa on, että paikalliseen toimijaan on matala kynnys ottaa yhteyttä ongelmatilanteissa ja myös kasvokkain tapaaminen on helppoa.”
— Anders Holmberg, projektijohtaja, Snellman
Räätälöity sovellus syntyy vain yhteistyöllä
Ohjelmistoprojektin alkuvaiheessa Snellmanin projektitiimi ja Atean asiantuntijat keskustelivat toiveista ja vaatimuksista, joita sovellukselle oli.
”Halusimme sovelluksen, joka muistuttaa tuttuja somekanavia ja toimii yksisuuntaisena infokanavana. Otimme projektiin mukaan edustajia eri liiketoiminta-alueilta ja paikkakunnilta, jotta varmasti osaamme huomioida kaikki erityistarpeet. Yhteisten keskustelujen avulla ymmärsimme itsekin paremmin, mitä tarvitsimme”, Holmberg kertoo.
SnAppin ensimmäinen prototyyppi rakennettiin parissa viikossa. Pienten muokkausten jälkeen sovellusta alettiin koodata, ja sitä kehitettiin edelleen valittujen testikäyttäjien palautteen perusteella.
Työvuorot, tarjoukset ja tiedotteet samassa kanavassa
SnApp lanseerattiin vuonna 2022 useilla paikkakunnilla samanaikaisesti. Snellmanin projektitiimiläiset esittelivät sovellusta henkilöstöruokaloissa, ja se sai innostuneen vastaanoton. SnApp on saatavilla Androidille ja iOS:lle kolmella kielellä. Nykyään aktiivisia käyttäjiä on noin tuhat kuukaudessa.
”Vaikka ketään ei pakotettu hankkimaan SnAppia, työhön liittyvän tiedon tarve ja kollegoiden esimerkki kannustivat monet ottamaan sovelluksen käyttöön. SnApp on vakiinnuttanut asemansa keskeisenä sisäisen viestintämme työkaluna, ja sitä käytetään etenkin tuotannon puolella”, Holmberg kertoo.
Sovellus kokoaa yhteen uutiset ja hyödyllisen työhön liittyvän tiedon. Käyttäjä voi personoida päivittyvän uutisvirran oman työn ja toimipaikan perusteella, ja vain konsernitason julkaisut näkyvät automaattisesti kaikille. Infosivulla on tietoa muun muassa työvuorolistoista, työterveyshuollosta, työsuojelusta ja henkilöstöeduista.
”Sovelluksen avulla voimme välittää tietoa suurelle joukolle nopeasti ja tehokkaasti, oli kyseessä sitten konsernin virallinen tiedote tai tarjous henkilöstömyymälässämme”, Holmberg kertoo.
Henkilöstö on kiitellyt erityisesti sovelluksesta löytyviä toimipaikkakohtaisia lounaslistoja.
SnApp on myös osoittautunut erinomaiseksi työkaluksi uusien työntekijöiden ja kesätyöntekijöiden perehdyttämisessä. Se on korvannut aiemmin käytössä olleen uuden työntekijän printatun materiaalin.
”Sovelluksen avulla voimme välittää tietoa suurelle joukolle nopeasti ja tehokkaasti, oli kyseessä sitten konsernin virallinen tiedote tai tarjous henkilöstömyymälässämme.”
— Anders Holmberg, projektijohtaja, Snellman
Sovellus siirtyy Azure-ympäristöön
Käyttäjien omilla puhelimilla ilman lisenssikustannuksia pyörivä mobiilisovellus on rakennettu modernein menetelmin, mikä mahdollistaa sen sijoittamisen asiakkaan valitsemaan ympäristöön ja tarvittaessa siirtämisen myöhemmin. SnApp-sovellus pyöri aluksi Atean konesalissa, mutta se ollaan siirtämässä Snellmanin Microsoft Azure -ympäristöön.
”Sovelluskontteja käyttämällä varmistamme, että sovellus toimii joustavasti eri paikoissa. Sovelluksia kehittäessämme valitsemme niille sopivan ympäristön asiakkaan tarpeiden ja muiden järjestelmien vaatimusten perusteella. Pilviratkaisut ovat kustannustehokkaita, helposti käyttöönotettavia ja skaalautuvia”, Atean Head of Solution Sales & Offering Petteri Halonen sanoo.
Snellman on ollut erittäin tyytyväinen Atean sovelluskehitysosaamiseen sekä tukeen käyttöönoton jälkeen. Atea on ollut apuna häiriötilanteissa ja teknisten ongelmien ratkomisessa. Sovellusta on kehitetty myös käyttäjien palautteen perusteella; näin lisättiin esimerkiksi kuvien zoomaustoiminto.
SnAppin kehitystyö jatkuu, jotta se vastaa yhä paremmin eri liiketoimintojen ja käyttäjien tarpeisiin. Keskustelua on käyty muun muassa Azure OpenAI:n päälle luodusta tekoälyratkaisusta, joka voisi tulevaisuudessa olla osa sovellusta.
Kaikista muista viestintäkanavista ei ole luovuttu. Oma sovellus on kuitenkin monipuolistanut Snellmanin sisäistä viestintää.
”Meillä on hieno sovellus, joten sisällön täytyy vastata laadukasta alustaa. Sen pitää olla iskevää ja osuvaa, jotta viestit todella tavoittavat käyttäjät. Hyödynnämme visuaalisuutta aikaisempaa monipuolisemmin ja olemme julkaisseet meemejäkin”, Anders Holmberg kertoo.
”Sovelluskontteja käyttämällä varmistamme, että sovellus toimii joustavasti eri paikoissa. Sovelluksia kehittäessämme valitsemme niille sopivan ympäristön asiakkaan tarpeiden ja muiden järjestelmien vaatimusten perusteella. Pilviratkaisut ovat kustannustehokkaita, helposti käyttöönotettavia ja skaalautuvia.”
— Petteri Halonen , Head of Solution Sales and Offering, Atea
Räätälöity sovellus meillekin! Seitsemän projektivinkkiä sovellusprojektiin:
Tunnista ja listaa liiketoiminnan tavoitteet ja vaatimukset. Selvitä, mihin tarpeeseen sovellus vastaa ja mitä sen on tarkoitus helpottaa. Määrittele sovelluksen tavoite ja nykytila.
Mieti, miten sovellus voi vahvistaa työnantajaimagoa ja -brändiä. Ota huomioon nuoremmat työntekijät, jotka ovat tottuneet käyttämään mobiilisovelluksia.
Tarkenna sovelluksen toiminnallisuudet: jaa ideat olennaisiin, mukaviin lisäominaisuuksiin ja hylättäviin ajatuksiin. Kartoita tarpeet ja ratkaisut kumppanin kanssa.
Määrittele sovelluksen arkkitehtuuri: minne sovellus sijoitetaan, mitä järjestelmiä siihen integroidaan (esim. HR, ERP tai laatujärjestelmä). Pyydä apua! Atea varmistaa, että ratkaisut pyörivät asiakkaan kannalta järkevimmässä ympäristössä.
Aloita työ arkkitehtien ja kehittäjien kanssa sprinteistä. Seuraa sovelluksen kehitystä yhdessä Atean kanssa. Kokoa testausvaiheessa pieni pilottiryhmä testaamaan sovellusta.
Ota sovellus käyttöön ja valvo, että järjestelmä toimii moitteettomasti. Varmista, että käyttäjät ovat tyytyväisiä. Kehitä sovellusta tarvittaessa edelleen ja paranna sen ominaisuuksia.
Muista, että Atea tarjoaa sekä valmiita ratkaisuja että räätälöi ja rakentaa sovelluksia asiakkaan tarpeiden perusteella. Ota rohkeasti yhteyttä!
Ota yhteyttä
Petteri Halonen
Head of Solution Sales & Offering, Information Management
"Kaikilla organisaatioilla on yhä enemmän erilaisia tietojärjestelmiä. Ne keräävät ja tuottavat paljon dataa, mutta keskeinen kysymys on, hyödynnetäänkö sitä riittävän tehokkaasti. Vastaus piilee robotiikassa ja tekoälyssä, joiden avulla monet työläät ja aikaa vievät prosessit voidaan automatisoida."
